Hur undviker man förseningar i projekt?

IT-branschen kan verka väldigt blomstrande och framgångsrik, men det här problemet är allvarligt och kan hota ett företags resultat. IT-projekt är några av de mest utmanande typerna att hantera. Många faktorer kan påverka slutresultatet. Alla tillgängliga branschstudier visar att omfattningen av problemet är omfattande. Här är några intressanta fakta som gör det möjligt för dig att bättre förstå hoten:

1. I genomsnitt överskrider IT-projekt den ursprungligen beräknade budgeten med 27%.

2. I genomsnitt överskrider ett av sex IT-projekt budgeten med upp till 200%.

3. 55% av de tillfrågade cheferna anser att den främsta orsaken till att IT-projekt misslyckas är att budgeten överskrids.

4. Endast 28% av de företag som implementerar en IT projekt använder speciella tekniker för projektledning.

5. I sin tur genomförs 77% av de högpresterande IT-projekten med stöd av programvara för projektledning.

6. Endast 64% av IT-projekten lyckas faktiskt genomföra alla de mål som sattes upp i början.

7. Chefer som använder någon projektledningsmetodik kan bättre hantera genomförandet av budgeten, möteshantering, samordning av teamets arbete och efterlevnad av tidsplanen.

8. 71% av IT-projekten genomförs med hjälp av agil metoder för projektledning.

9. 57% av alla IT-projekt misslyckas på grund av ett bristfälligt kommunikationssystem.

Vid första anblicken ser du förmodligen redan några av de typiska misstagen, som är de vanligaste orsakerna till förseningar i genomförandet av IT-projekt. Jag kommer att lista dem så att du får en fullständig bild av de vanligaste hoten:

Budget

Felaktig budgetuppskattning är säkert en av de viktigaste faktorerna. Jag tror att det här är en riktigt stor utmaning inom hela IT-branschen. Vad menar jag exakt? Jag ska använda ett exempel här. Kunden kontaktar programvaruhus för ett eventuellt samarbete. Därefter presenterar han sina mål, projektantaganden och informerar projektledaren om sin budgettillgänglighet. Men arbetets omfattning är ofta oproportionerligt i förhållande till budgeten. Och det är här problemet uppstår.

Det är därför jag är anhängare av en annan lösning. I den inledande uppskattningsprocessen kan nämligen kunden och programvaruhuset acceptera antagandena, men de måste vara medvetna om att de kan ändras. Jag vill understryka att ett sådant tillvägagångssätt inte nödvändigtvis innebär betydande budgetöverskridanden. I ett av våra projekt, som vi genomförde för en av våra kunder från Norge, antog vi att utvecklingsprocessen skulle ta X dagar. Det resulterade i att vi lyckades leverera arbetet 20% snabbare. Den här situationen visar att det ibland är svårt att förutse den exakta tiden för projektet och därmed budgetens storlek.

Övriga projektantaganden

En felaktig budgetuppskattning är bara en av de aspekter av projekten som kan bli felaktigt uppskattade. Ibland kan det krav som kunden förväntar sig inte förverkligas. Både när det gäller funktionalitet och deadline. Att agera i all hast, under tidspress, kommer alltid att leda till negativa effekter. Nyckeln till framgång är en ordentlig planering där både kunden och mjukvaruhuset är involverade. Det är nödvändigt att förstå varandra och fullt ut acceptera de antaganden som görs.

Förseningar i IT-projekt - dålig arbetsorganisation

I den statistik jag nämnde ovan kanske du har märkt att bristen på en korrekt inställning till projektledning kan få allvarliga konsekvenser. Korrekt projektledning i varje steg hjälper till att organisera arbetet, tilldela uppgifter till specifika personer och övervaka effektiviteten i hela processen. IT-projekt är vanligtvis komplexa, därför är det ovärderligt att använda verktyg för projektledning och organisering av arbete enligt Agile-principer.

Bristande kommunikation

Om projektet kräver samarbete mellan båda sidor, kund och programvaruhus, är det nödvändigt att planera hela kommunikationsprocessen ordentligt. Poängen är att utbyta meddelanden som är helt förståeliga och inte saktar ner arbetet. Denna aspekt bör diskuteras och planeras innan utvecklingsarbetet påbörjas. Du kan ställa in periodiska kontrollpunkter (till och med dagligen om det behövs), under vilka båda parter kommer att dela användbar information om statusen för produktutveckling.

Förändringar hos kunden

Jag ska berätta en kort historia som ofta upprepar sig i vår bransch. När en kund vill samarbeta med oss kommer han ofta med en färdig idé. Bra, vi gillar när kunden vet exakt vad som ska göras Produkt han behöver. Problemet är dock att vissa antaganden verifieras med tiden och att kunderna ändrar sig. Det slutar med att de ber om något annat. Allt detta leder till en avsevärd förlängning av arbetstiden, budgeten och utgör följaktligen ett hot mot hela projektet.

Därför är det en bra metod att gradvis utveckla projektet. MVP uppfyller dessa behov. Det här är en riktigt effektiv metod som också kan fungera för ditt projekt. Du kan läsa mer om det i denna artikel.

Statistik är inte allt! Ditt projekt behöver inte bli försenat

Jag är övertygad om att om du noggrant analyserar alla de faktorer som jag beskrev i den här artikeln, kommer du att dra lämpliga slutsatser, då kan ditt projekt genomföras med 100%-effektivitet.

Avslutningsvis vill jag ge dig ett litet tips från min erfarenhet. Innan du påbörjar utvecklingsprocessen för din produkt, kontrollera tillgängliga fallstudier av andra projekt, liknande ditt, som var framgångsrika. Tack vare detta kommer du att få möjlighet att analysera god praxis som kan vara till hjälp. Det finns många sätt att kontrollera andra projekt och produkter. Jag rekommenderar bland annat Kopplingsportal.

Det är allt från mig. Jag önskar dig ett framgångsrikt projekt!

Läs mer om detta:

– Proptech. En bransch i snabb utveckling. Varför är det värt att hålla ett öga på den?