Hvernig forðast seinkun í verkefnum?

Upplýsingatæknigeirinn kann að virðast afar blómlegur og farsæll, en þetta vandamál er alvarlegt og getur ógnað rekstri fyrirtækis. Upplýsingatækniverkefni eru meðal erfiðustu verkefna til að stýra. Margir þættir geta haft áhrif á endanlegan árangur. Öll tiltæk iðnaðarrannsóknir sýna að umfang vandamálsins er mikið. Hér eru nokkrar áhugaverðar staðreyndir sem gera þér kleift að skilja betur ógnirnar:

1. Að meðaltali fara upplýsingatækniverkefni fram úr upphaflega áætluðu fjárhagsáætlun um 27%.

2. Að meðaltali fer eitt af hverjum sex upplýsingatækniverkefnum umfram fjárhagsáætlunina um allt að 200%.

3. 55% af könnuðum stjórnendum telja að helsta ástæða misheppnaðra upplýsingatækniverkefna sé yfirstígning fjárhagsáætlunar.

4. Aðeins 28% fyrirtækja innleiða upplýsingatækni verkefni notar sérstakar aðferðir til verkefnastjórnun.

5. Í kjölfarið eru 77% af hágæða upplýsingatækniverkefnum innleidd með stuðningi verkefnastjórnunarhugbúnaðar.

6. Aðeins 64% af upplýsingatækniverkefnum tekst í raun að innleiða öll markmið sem sett voru í upphafi.

7. Stjórnendur sem nota hvaða verkefnastjórnunaraðferð sem er geta betur sinnt framkvæmd fjárhagsáætlunar, fundastjórnun, samhæfingu vinnu team og fylgt tímaáætlun.

8. 71% af upplýsingatækniverkefnum eru innleidd með sveigjanlegur verkefnisstjórnunaraðferðir.

9. 57% af upplýsingatækniverkefnum misheppnast vegna gallaðs samskiptakerfis.

Við fyrstu sýn sérðu líklega þegar nokkur af algengustu mistökunum, sem eru Algengustu ástæður fyrir Tafir við innleiðingu upplýsingatækniverkefna. Ég mun telja þau upp svo þú hafir fullkomna mynd af algengustu ógnunum:

Fjárhagsáætlun

Órétt mat á fjárhagsáætlun er vissulega einn af lykilþáttunum. Ég tel að þetta sé mjög stórt vandamál innan alls upplýsingatæknigeirans. Hvað á ég nákvæmlega við? Ég mun nota dæmi hér. Viðskiptavinurinn hefur samband við hugbúnaðarfyrirtæki um mögulegt samstarf. Síðan kynnir hann markmið sín, forsendur verkefnisins og upplýsir verkefnisstjórann um fjárhagslegt svigrúm sitt. Hins vegar er umfang vinnunnar oft óhóflegt miðað við fjárhagsáætlunina. Og hér kemur vandamálið upp.

Þess vegna styð ég aðra lausn. Nánar tiltekið, í upphaflega matferlinu geta viðskiptavinur og hugbúnaðarfyrirtæki samþykkt forsendurnar, en þau verða að gera sér grein fyrir því að þær geti breyst. Ég vil undirstrika að slíkt vinnulag þýðir ekki endilega verulega kostnaðaryfirgjöf. Í einu verkefni okkar, sem við innleiddum fyrir einn af viðskiptavinum okkar frá Noregur, við gerðum ráð fyrir að þróunarferli Mun taka X daga. Þar af leiðandi tókst okkur að skila verkinu 20% hraðar. Þessi staða sýnir að það er stundum erfitt að spá fyrir um nákvæman tíma verkefnisins og þar með fjárhæð fjárhagsáætlunarinnar.

Aðrar forsendur verkefnisins

Rangt kostnaðaráætlun er aðeins einn þáttur verkefna sem hægt er að áætla rangt. Stundum er ekki hægt að uppfylla þær kröfur sem viðskiptavinurinn gerir, hvorki hvað varðar virkni né tímaramma. Aðgerðir gerðar í flýti, undir tímapressu, munu alltaf leiða til neikvæðra afleiðinga. Lykillinn að árangri er góð áætlunargerð þar sem bæði viðskiptavinurinn og hugbúnaðarfyrirtækið taka þátt. Nauðsynlegt er að skilja hvorn annan og samþykkja fullyrðingar sem gerðar hafa verið.

Seinkun í upplýsingatækniverkefnum – slæm vinnuskilvirkni

Í tölfræðinni sem ég nefndi hér að ofan gætirðu tekið eftir því að skortur á viðeigandi nálgun í verkefnastjórnun getur haft alvarlegar afleiðingar. Rétt verkefnastjórnun á hverju stigi hjálpar til við að skipuleggja vinnuna, úthluta verkefnum til ákveðinna einstaklinga og hafa eftirlit með árangri alls ferlisins. IT-verkefni eru yfirleitt flókin, svo notkun verkfæra til verkefnastjórnunar og skipulagningar vinnu í samræmi við Agile-prinsipin er ómetanleg.

Skortur á samskiptum

Ef verkefnið krefst samstarfs beggja aðila, viðskiptavinar og hugbúnaðarfyrirtækis, er nauðsynlegt að skipuleggja allan samskiptferilinn rétt. Markmiðið er að skiptast á skilaboðum sem eru fullkomlega skiljanleg og hægja ekki á vinnunni. Þennan þátt ber að ræða og skipuleggja áður en þróunarvinnan hefst. Hægt er að setja reglulegar stöðumatstig (jafnvel daglega ef þörf krefur), þar sem báðir aðilar deila gagnlegum upplýsingum um stöðu verkefnisins. vörþróun.

Breytingar hjá viðskiptavini

Ég ætla að segja þér stutta sögu sem endurtekur sig mjög oft í okkar iðnaði. Þegar viðskiptavinur vill vinna með okkur, hann kemur oft með tilbúna hugmynd. Frábært, við líkum þegar viðskiptavinurinn veit nákvæmlega hvað vara sem hann þarfnast. Hins vegar er vandamálið að sumar forsendur reynast réttar með tímanum og viðskiptavinir breyta um skoðun. Þeir enda á því að biðja um eitthvað annað. Allt þetta veldur verulegum framlengingu á vinnutíma og fjárhagsáætlun og ógni þannig öllu verkefninu.

Þess vegna er góð nálgun að þróa verkefnið smám saman. Mest verðmæti leikmaðurinn uppfyllir þessar þarfir. Þetta er mjög áhrifarík aðferð sem getur einnig virkað fyrir verkefnið þitt. Þú getur lesið meira um það í Þessi grein.

Tölfræði er ekki allt! Verkefni þitt þarf ekki að seinkast.

Ég er sannfærður um að ef þú greinir vandlega alla þá þætti sem ég lýsti í þessari grein, munt þú draga réttar ályktanir og þá er hægt að framkvæma verkefnið þitt með 100% skilvirkni.

Að lokum læt ég ykkur í smá ráð úr minni reynslu. Áður en þið hefjið þróunarferli vörunnar ykkar skaltu skoða tiltækar tilvikagreiningar annarra verkefna sem eru svipuð ykkar og hafa náð árangri. Þökk sé þessu fáið þið tækifæri til að greina góðar vinnubrögð sem gætu verið gagnleg. Það eru margar leiðir til að skoða önnur verkefni og vörur. Ég mæli meðal annars með Clutch gátt.

Allt er frá mér. Ég óska þér velfarnaðar með verkefnið!

Lesa meira:

– Proptech. ört vaxandi iðnaður. Af hverju er það þess virði að fylgjast með honum?