¿Cómo evitar retrasos en los proyectos?

El sector informático puede parecer extremadamente próspero y exitoso, pero este problema es grave y puede amenazar el resultado de una empresa. Los proyectos informáticos son de los más difíciles de gestionar. Muchos factores pueden afectar al resultado final. Todos los estudios disponibles sobre el sector demuestran que la magnitud del problema es considerable. He aquí algunos datos interesantes que le permitirán comprender mejor las amenazas:

1. Por término medio, los proyectos de TI superan el presupuesto inicialmente estimado en 27%.

2. Por término medio, uno de cada seis proyectos informáticos supera el presupuesto en hasta 200%.

3. 55% de los directivos encuestados piensan que la principal razón de los fracasos en los proyectos de TI se debe a que se supera el presupuesto.

4. Sólo el 28% de las empresas que implantan una TI proyecto utiliza técnicas especiales para gestión de proyectos.

5. A su vez, 77% de proyectos de TI de alto rendimiento se ejecutan con el apoyo de software de gestión de proyectos.

6. Sólo 64% de los proyectos de TI consiguen realmente implantar todos los objetivos fijados al principio.

7. Los gestores que utilizan cualquier metodología de gestión de proyectos pueden afrontar mejor la ejecución del presupuesto, la gestión de las reuniones, la coordinación del trabajo del equipo y el cumplimiento del calendario.

8. 71% de los proyectos informáticos se ejecutan mediante ágil metodologías de gestión de proyectos.

9. 57% de los proyectos de TI fracasan debido a un sistema de comunicación defectuoso.

A primera vista, probablemente ya vea algunos de los errores típicos, que son las razones más comunes para retrasos en la ejecución de proyectos informáticos. Voy a enumerarlas para que tengas una visión completa de las amenazas más comunes:

Presupuesto

La estimación incorrecta del presupuesto es sin duda uno de los factores clave. Creo que se trata de un reto realmente importante en todo el sector informático. ¿A qué me refiero exactamente? Utilizaré un ejemplo. El cliente se pone en contacto con el empresa de software para una posible cooperación. A continuación, presenta sus objetivos, las hipótesis del proyecto e informa al jefe de proyecto sobre su disponibilidad presupuestaria. Sin embargo, el alcance del trabajo suele ser desproporcionado con respecto al presupuesto. Y aquí surge el problema.

Por eso soy partidario de una solución diferente. A saber, en el proceso de estimación inicial, el cliente y la empresa de software pueden aceptar los supuestos, pero deben ser conscientes de que pueden cambiar. Me gustaría subrayar que un planteamiento así no implica necesariamente importantes sobrecostes presupuestarios. En uno de nuestros proyectos, que realizamos para uno de nuestros clientes de Noruega, supusimos que el proceso de desarrollo duraría X días. Como resultado, conseguimos entregar el trabajo 20% más rápido. Esta situación demuestra que a veces es difícil predecir el tiempo exacto del proyecto y, por tanto, la cuantía del presupuesto.

Otros supuestos del proyecto

La estimación errónea del presupuesto es sólo uno de los aspectos de los proyectos que pueden estimarse mal. A veces, el requisito que espera el cliente no puede hacerse realidad. Tanto en términos de funcionalidad como de plazo. Actuar con prisas, bajo la presión del tiempo, siempre tendrá efectos negativos. La clave del éxito es una planificación adecuada en la que participen tanto el cliente como la empresa de software. Es necesario entenderse mutuamente y aceptar plenamente los supuestos asumidos.

Retrasos en los proyectos informáticos: mala organización del trabajo

En las estadísticas que he mencionado antes, habrás observado que la falta de un enfoque adecuado de la gestión de proyectos puede tener graves consecuencias. Una gestión adecuada de los proyectos en todas sus fases ayuda a organizar el trabajo, asignar tareas a personas concretas y supervisar la eficacia de todo el proceso. Los proyectos informáticos suelen ser complejos, por lo que utilizar herramientas para la gestión de proyectos y la organización del trabajo siguiendo los principios ágiles no tiene precio.

Falta de comunicación

Si el proyecto requiere la cooperación de ambas partes, cliente y empresa de software, es necesario planificar adecuadamente todo el proceso de comunicación. Se trata de intercambiar mensajes que sean totalmente comprensibles y no ralenticen el trabajo. Este aspecto debe discutirse y planificarse antes de iniciar el trabajo de desarrollo. Se pueden establecer puntos de control periódicos (incluso diarios si es necesario), durante los cuales ambas partes compartirán información útil sobre el estado del desarrollo de productos.

Cambios de cliente

Les contaré una breve historia que se repite muy a menudo en nuestro sector. Cuando un cliente quiere colaborar con nosotros, suele venir con una idea preparada. Genial, nos gusta cuando el cliente sabe exactamente lo que producto que necesita. Sin embargo, el problema es que algunos supuestos se verifican con el tiempo y los clientes cambian de opinión. Acaban pidiendo algo diferente. Todo esto provoca una ampliación considerable del tiempo de trabajo, del presupuesto y, en consecuencia, supone una amenaza para todo el proyecto.

Por ello, un buen planteamiento es el desarrollo gradual del proyecto. MVP responde a estas necesidades. Se trata de un método realmente eficaz que también puede funcionar para su proyecto. Puede leer más al respecto en este artículo.

Las estadísticas no lo son todo Su proyecto no tiene por qué retrasarse

Estoy convencido de que si usted analiza cuidadosamente todos los factores que he descrito en este artículo, usted sacará las conclusiones apropiadas, entonces su proyecto puede llevarse a cabo con eficacia 100%.

Para terminar, les dejo con un pequeño consejo de mi experiencia. Antes de iniciar el proceso de desarrollo de su producto, consulte los estudios de casos disponibles de otros proyectos, similares al suyo, que tuvieron éxito. Gracias a ello, tendrás la oportunidad de analizar buenas prácticas que pueden serte útiles. Hay muchas formas de consultar otros proyectos y productos. Recomiendo, entre otras, la Portal del embrague.

Todo de mi parte. Le deseo un proyecto exitoso.

Más información:

– Proptech. Un sector en rápido desarrollo. ¿Por qué merece la pena seguirla de cerca?