Hoe voorkom je vertragingen in projecten?

De IT-industrie lijkt misschien extreem bloeiend en succesvol, maar dit probleem is ernstig en kan het resultaat van een bedrijf bedreigen. IT-projecten behoren tot de meest uitdagende om te managen. Veel factoren kunnen het eindresultaat beïnvloeden. Alle beschikbare industriestudies tonen aan dat de omvang van het probleem groot is. Hier zijn enkele interessante feiten die u een beter inzicht geven in de bedreigingen:

1. Gemiddeld overschrijden IT-projecten het oorspronkelijk geraamde budget met 27%.

2. Gemiddeld overschrijdt één op de zes IT-projecten het budget met wel 200%.

3. 55% van de ondervraagde managers denkt dat de belangrijkste reden voor het mislukken van IT-projecten het overschrijden van het budget is.

4. Slechts 28% van de bedrijven die een IT project gebruikt speciale technieken voor projectmanagement.

5. Op hun beurt worden 77% hoogwaardige IT-projecten geïmplementeerd met behulp van projectmanagementsoftware.

6. Slechts 64% van de IT-projecten slaagt er daadwerkelijk in om alle doelen die aan het begin zijn gesteld te implementeren.

7. Managers die een projectmanagementmethodologie gebruiken, kunnen beter omgaan met de implementatie van het budget, het beheer van vergaderingen, de coördinatie van het werk van het team en de naleving van de planning.

8. 71% van de IT-projecten wordt geïmplementeerd met behulp van agile projectmanagementmethoden.

9. 57% van de IT-projecten mislukt door een gebrekkig communicatiesysteem.

Op het eerste gezicht zie je waarschijnlijk al een aantal typische fouten, namelijk de meest voorkomende redenen voor vertragingen bij de uitvoering van IT-projecten. Ik zal ze opnoemen zodat je een volledig beeld krijgt van de meest voorkomende bedreigingen:

Budget

Een onjuiste inschatting van het budget is zeker een van de belangrijkste factoren. Ik denk dat dit echt een belangrijke uitdaging is binnen de hele IT-industrie. Wat bedoel ik precies? Ik zal hier een voorbeeld gebruiken. De klant neemt contact op met de softwarebedrijf voor mogelijke samenwerking. Vervolgens presenteert hij zijn doelen en projectaannames en informeert hij de projectmanager over het beschikbare budget. De omvang van het werk staat echter vaak niet in verhouding tot het budget. En hier ontstaat het probleem.

Daarom ben ik voorstander van een andere oplossing. Namelijk, in het initiële schattingsproces kunnen de klant en het softwarehuis de aannames accepteren, maar ze moeten zich ervan bewust zijn dat deze kunnen veranderen. Ik wil benadrukken dat een dergelijke aanpak niet noodzakelijkerwijs tot aanzienlijke budgetoverschrijdingen hoeft te leiden. In een van onze projecten, die we implementeerden voor een van onze klanten uit Noorwegen, gingen we ervan uit dat het ontwikkelingsproces X dagen zou duren. Daardoor konden we het werk 20% sneller opleveren. Deze situatie laat zien dat het soms moeilijk is om de exacte tijd van het project te voorspellen en dus ook de grootte van het budget.

Andere projectaannames

Het verkeerd inschatten van het budget is slechts één van de aspecten van de projecten die verkeerd kunnen worden ingeschat. Soms kan de eis die de klant verwacht niet worden gerealiseerd. Zowel qua functionaliteit als qua deadline. Haastig handelen, onder tijdsdruk, leidt altijd tot negatieve effecten. De sleutel tot succes is een goede planning waarbij zowel de klant als het softwarehuis betrokken zijn. Het is noodzakelijk om elkaar te begrijpen en de gemaakte aannames volledig te accepteren.

Vertragingen in IT-projecten - slechte werkorganisatie

In de statistieken die ik hierboven noemde, heb je misschien gemerkt dat het ontbreken van een goede aanpak van projectmanagement ernstige gevolgen kan hebben. Goed projectmanagement in elke fase helpt bij het organiseren van het werk, het toewijzen van taken aan specifieke mensen en het overzien van de effectiviteit van het hele proces. IT-projecten zijn meestal complex, daarom is het gebruik van hulpmiddelen voor projectmanagement en de organisatie van het werk volgens Agile principes van onschatbare waarde.

Gebrek aan communicatie

Als het project de samenwerking vereist van beide partijen, klant en softwarehuis, is het noodzakelijk om het hele communicatieproces goed te plannen. Het gaat erom berichten uit te wisselen die volledig begrijpelijk zijn en het werk niet vertragen. Dit aspect moet worden besproken en gepland voordat het ontwikkelingswerk begint. U kunt periodieke controlepunten instellen (indien nodig zelfs dagelijks), waarbij beide partijen nuttige informatie uitwisselen over de status van de productontwikkeling.

Veranderingen voor de klant

Ik zal je een kort verhaal vertellen dat zich heel vaak herhaalt in onze branche. Als een klant met ons wil samenwerken, komt hij vaak met een kant-en-klaar idee. Geweldig, wij vinden het fijn als de klant precies weet wat product hij nodig heeft. Het probleem is echter dat sommige aannames na verloop van tijd worden geverifieerd en dat klanten van gedachten veranderen. Uiteindelijk vragen ze om iets anders. Dit alles veroorzaakt een aanzienlijke verlenging van de werktijd en het budget en vormt dus een bedreiging voor het hele project.

Daarom is de geleidelijke ontwikkeling van het project een goede aanpak. MVP aan deze behoeften voldoet. Dit is echt een effectieve methode die ook voor jouw project kan werken. Je kunt er meer over lezen in dit artikel.

Statistieken zijn niet alles! Je project hoeft geen vertraging op te lopen

Ik ben ervan overtuigd dat als je alle factoren die ik in dit artikel heb beschreven zorgvuldig analyseert, je de juiste conclusies zult trekken, waarna je project met 100% efficiëntie kan worden uitgevoerd.

Tot slot laat ik je achter met een kleine tip uit mijn ervaring. Controleer voordat je begint met het ontwikkelingsproces van je product de beschikbare casestudy's van andere succesvolle projecten die vergelijkbaar zijn met het jouwe. Hierdoor heb je de mogelijkheid om goede praktijken te analyseren die nuttig kunnen zijn. Er zijn veel manieren om andere projecten en producten te controleren. Ik raad onder andere de Koppelingsportaal.

Het is allemaal van mij. Ik wens je een succesvol project!

Lees meer:

– Proptech. Een snel ontwikkelende industrie. Waarom is het de moeite waard om het in de gaten te houden?