Arbeta smart, hantera din tid effektivt och utveckla ditt företag på ett framgångsrikt sätt

Ämnet att hantera sin egen tid och öka produktiviteten tas ofta upp av chefer som vill utnyttja varje minut i sina liv på bästa sätt. För en tid sedan kämpade jag med liknande utmaningar. Antalet uppgifter på min att-göra-lista översteg den tid jag hade till förfogande. Jag testade många lösningar för att bli en mer effektiv chef och det är dessa erfarenheter som jag vill dela med mig av i den här artikeln.

I mitt dagliga arbete styrs jag av några grundläggande principer som hjälper mig att organisera min tid och öka min produktivitet.

Sätt upp mål

Börja från början. Att definiera dina mål kommer att vara avgörande. Du måste dock planera detta klokt och om vilka åtgärder som har en verklig inverkan på utvecklingen av ditt företag. Se till att du fokuserar på det som verkligen leder till tillväxt för dina produkter och genererar intäkter.

Hur gör man det? Prova SMART-metoden

1. Specifik. Börja med att sätta upp tydliga mål och definiera vad du vill uppnå. Målen måste vara mycket specifika och otvetydiga. Om möjligt, ange de siffror som du vill uppnå. Detta kommer att vara en referenspunkt som du kan återvända till under de kommande stegen.

2. Mätbar. Definiera åtgärder som hjälper dig att verifiera om du har uppnått dina mål. Du måste kunna kontrollera dina framsteg för att säkerställa att du genomför dina planer på ett effektivt sätt.

3. Uppnåelig. Dina mål ska vara en utmaning för dig, men samtidigt ge dig verkliga fördelar. Hitta balansen mellan dessa två faktorer. Ange mål som du kommer att kunna uppnå.

4. Relevant. Det du strävar efter måste vara meningsfullt och bidra till att utveckla dina produkter och stimulera tillväxt i företag. Det här måste vara ett steg framåt för dig.

5. Tidsbegränsad. Sätt upp mål med specifika tidsramar. Det är viktigt att tidsfristen för att uppnå målen inte är för långt borta.

Pareto-principen

Endast ett litet antal av de uppgifter som du utför dagligen påverkar de effekter du genererar. Det är därför jag rekommenderar att du fokuserar på uppgifter som realistiskt sett kommer att förbättra hälsan hos dina produkter och ditt företag. Ta först hand om dessa uppgifter och kom ihåg 80/20-principen.

Hur gör man? Använd Pareto-principen

Skriv ner alla dina uppgifter från den senaste månaden och fundera på hur många av dem som har förbättrat din verksamhet. Du kommer mycket snabbt att märka, i enlighet med Vilfredo Paretos teori, att endast ett litet antal av dessa uppgifter (20%) hade en verklig inverkan på utvecklingen av ditt företag. I framtiden bör du prioritera dessa aktiviteter.

Planera klokt

Pareto-principen är ett av de tillvägagångssätt som gör att du kan hantera dina uppgifter bättre. Smart planering är en annan faktor som förbättrar din effektivitet och gör att du kan hantera din tid bättre. För att vara så effektiv som möjligt bör du undvika onödiga distraktioner och försöka fokusera på en uppgift.

Hur gör man det? Fokusera på det som är viktigt

• Viktigt och brådskande. Det här är de uppgifter som du bör prioritera. De har en strategisk inverkan på dina produkter. Du bör fokusera din energi på de mest brådskande uppgifterna eftersom din framgång beror på dig.
• Viktigt, men inte brådskande. Det här är också mycket viktiga uppgifter, men efter en noggrann analys kanske du bestämmer dig för att de kan vänta ett tag. Prioritering, kom ihåg det.
• Brådskande, men inte viktigt. Du kanske har en lista med uppgifter som ska göras och tror att du måste göra dem så fort som möjligt, men det är inte alltid korrekt. Dessa till synes brådskande saker är förmodligen inte lika viktiga som andra uppgifter som väntar på dig. Oroa dig inte - gör dem senare.
• Inte brådskande och inte viktigt. Jag behöver inte förklara detta ytterligare. Gör inte dessa uppgifter om du inte har tid. Det är enkelt.

Kunna säga "nej"

Alla vill att du ska göra något, och du får ständigt nya önskemål och förfrågningar. Du vet det, eller hur? Detta är en annan faktor som gör att du tappar produktivitet och hamnar efter i det du noggrant planerar, och följaktligen det du inte lyckas uppnå. Det är dags att säga "nej".

Hur gör man det? Var självsäker

Om du arbetar med något viktigt, säg att du kommer att kontakta dem snart, men INTE NU. Du måste lära dig att säga nej till kraven eftersom distraktioner från andra medarbetare är ett av de vanligaste problemen på jobbet. Försök att eliminera andra distraktioner som t.ex. internet eller snabbmeddelanden.

Håll koll på din tid

Tidsmätning är inte mindre viktigt, eftersom du måste veta hur lång tid det tar att slutföra specifika uppgifter. Du måste vara säker på att du inte lägger för mycket tid på att göra dessa saker. Det är också en bra källa till kunskap för att arbeta med din egen effektivitet.

Hur gör man? Använd verktygen

På Codest använder vi ett verktyg som heter Skörd för att analysera vårt dagliga arbete. Det är ett enkelt och intuitivt verktyg som hjälper till att klargöra hur mycket tid du lägger på specifika aktiviteter. Jag är säker på att du kommer att gilla det.

Slutord

Jag har beskrivit fem riktigt enkla regler som hjälper mig. Varje dag samordnar jag flera team och arbetar med många människor, och det här tillvägagångssättet fungerar helt enkelt. Jag hoppas att du kommer att prova åtminstone några av dessa tips och att ditt arbete också kommer att bli mycket mer effektivt.

Läs mer om detta:

• Kan A/B-tester vara till nytta för ditt företag?
• Varför misslyckas nystartade teknikföretag? Fem (inte) uppenbara vanliga orsaker
• Varför ska tech-ledare utveckla mjuka färdigheter?