Slim werken, je tijd effectief beheren en je bedrijf succesvol ontwikkelen

Het onderwerp van het beheren van je eigen tijd en het verhogen van de productiviteit wordt vaak behandeld door managers die elke minuut in hun leven optimaal willen benutten. Enige tijd geleden worstelde ik met soortgelijke uitdagingen. Het aantal taken op mijn to-list overtrof de tijd die ik beschikbaar had. Ik heb veel oplossingen uitgeprobeerd om mij te helpen een effectievere manager te worden en het zijn deze ervaringen die ik in dit artikel met jullie wil delen.

In mijn dagelijkse werk laat ik me leiden door een paar basisprincipes die me helpen mijn tijd in te delen en mijn productiviteit te verhogen.

Doelen stellen

Begin bij het begin. Het bepalen van je doelen is cruciaal. Je moet dit echter verstandig plannen en bedenken welke acties een echte impact hebben op de ontwikkeling van je bedrijf. Zorg ervoor dat je je concentreert op wat zich echt vertaalt in de groei van je producten en inkomsten genereert.

Hoe doe je dat? Probeer de SMART-methode

1. Specifiek. Begin in de beginfase met het stellen van duidelijke doelen en definieer wat je wilt bereiken. De doelen moeten zeer specifiek en ondubbelzinnig zijn. Specificeer indien mogelijk de cijfers die je wilt halen. Dit zal een referentiepunt zijn waarnaar je kunt terugkeren tijdens de volgende fasen.

2. Meetbaar. Bepaal maatregelen waarmee je kunt controleren of je je doelen hebt bereikt. Je moet je voortgang kunnen controleren om er zeker van te zijn dat je je plannen effectief uitvoert.

3. Haalbaar. Je doelen moeten een uitdaging voor je zijn, maar tegelijkertijd echte voordelen opleveren. Vind de balans tussen deze twee factoren. Stel doelen die je kunt bereiken.

4. Relevant. Wat je nastreeft moet zinvol zijn en helpen om je producten te ontwikkelen en te stimuleren bedrijfsgroei. Dit moet een stap voorwaarts voor je zijn.

5. Tijdgebonden. Stel doelen met een specifiek tijdsbestek. Het is belangrijk dat de deadline voor het bereiken van doelen niet te ver weg ligt.

Het Pareto-principe

Slechts een klein aantal van de taken die je dagelijks uitvoert, hebben invloed op de effecten die je genereert. Daarom raad ik aan om je te concentreren op taken die de gezondheid van je producten en bedrijf realistisch verbeteren. Zorg eerst voor deze taken en onthoud het 80/20 principe.

Hoe doe je dat? Gebruik het Pareto-principe

Schrijf al je taken van de afgelopen maand op en bedenk hoeveel ervan je bedrijf hebben verbeterd. Je zult snel merken, volgens de theorie van Vilfredo Pareto, dat slechts een klein aantal van deze taken (20%) een echte impact had op de ontwikkeling van je bedrijf. Behandel deze activiteiten in de toekomst als prioriteiten.

Plan verstandig

Het Pareto-principe is een van de benaderingen waarmee je je taken beter kunt beheren. Slim plannen is een andere factor die je efficiëntie verbetert en je in staat stelt je tijd beter te beheren. Om zo effectief en efficiënt mogelijk te zijn, vermijd je onnodige afleiding en probeer je je te concentreren op één taak.

Hoe doe je dat? Focus op wat belangrijk is

• Belangrijk en dringend. Dit zijn de taken die je prioriteit moet geven. Ze hebben een strategische impact op je producten. Je moet je energie richten op de meest dringende taken omdat je succes van jou afhangt.
• Belangrijk, maar niet urgent. Dit zijn ook heel belangrijke taken, maar na een zorgvuldige analyse kun je besluiten dat ze wel even kunnen wachten. Denk aan prioriteiten stellen.
• Dringend, maar niet belangrijk. Je hebt misschien een lijst met taken die je moet doen en denkt dat je ze zo snel mogelijk moet doen, maar dit is niet altijd juist. Deze schijnbaar dringende dingen zijn waarschijnlijk niet zo belangrijk als andere taken die op je wachten. Maak je geen zorgen - doe ze later.
• Niet dringend en niet belangrijk. Ik hoef dit niet verder uit te leggen. Doe deze taken niet als je er geen tijd voor hebt. Eenvoudig.

"Nee" kunnen zeggen

Iedereen heeft wel iets voor je te doen, met voortdurende wensen en verzoeken. Je weet het, toch? Dit is nog een factor die ervoor zorgt dat je je productiviteit verliest en achterloopt op wat je nauwgezet plant, en bijgevolg op wat je niet bereikt. Het is tijd om "nee" te zeggen.

Hoe doe je dat? Wees assertief

Als je met iets belangrijks bezig bent, vertel mensen dan dat je binnenkort contact met ze opneemt, maar NIET NU. Je moet leren om de eisen te weigeren, want afleiding door andere werknemers is een van de meest voorkomende problemen op het werk. Probeer andere afleidingen zoals internet of instant messaging te elimineren.

Houd je tijd bij

Tijdsmeting is niet minder belangrijk, omdat je moet weten hoe lang het duurt om bepaalde taken te voltooien. Je moet er zeker van zijn dat je er niet te veel tijd aan besteedt. Het is ook een geweldige bron van kennis om aan je eigen efficiëntie te werken.

Hoe doe je dat? Gebruik de hulpmiddelen

Bij Codest gebruiken we een tool genaamd Oogst om ons dagelijks werk te analyseren. Het is een eenvoudig en intuïtief hulpmiddel en helpt duidelijk te maken hoeveel tijd je besteedt aan specifieke activiteiten. Ik weet zeker dat het je zal bevallen.

Laatste woorden

Ik heb vijf heel eenvoudige regels beschreven die mij helpen. Elke dag coördineer ik verschillende teams en werk ik met veel mensen, en deze aanpak werkt gewoon. Ik hoop dat je op zijn minst een paar van deze tips zult proberen en dat je werk veel effectiever zal worden.

Lees meer:

• Kunnen A/B-tests nuttig zijn voor jouw bedrijf?
• Waarom mislukken tech-startups? Vijf (niet) voor de hand liggende redenen
• Waarom zouden technische leiders zachte vaardigheden moeten ontwikkelen?