Comment Google Apps peut vous faire gagner du temps ?

Dans cet article, je souhaite examiner de plus près l'application Google Spreadsheets et vous montrer comment la rendre encore plus intelligente à l'aide de Google Apps Script.

Imaginez que votre travail consiste à superviser le travail de quelqu'un d'autre, ce qui vous amène généralement à rédiger des rapports. Vous souhaitez que les choses restent standardisées et génériques, vous avez donc créé une feuille de calcul avec la liste des éléments que vous devez contrôler et quelques cellules pour un commentaire. Supposons que vous soyez responsable de la qualité d'un produit numérique. produit. Votre feuille de calcul peut alors ressembler à ceci :

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez constater plusieurs choses :

• le nom de la fonctionnalité ("Formulaire de connexion de l'utilisateur") et le numéro (par exemple, à partir d'un système ERP),
• la liste des aspects à vérifier et à commenter (colonne "Domaine"),
• quelques champs vides pour vos conclusions (colonne "Commentaire").

Cette fiche s'intitule "Générateur de rapports", car je vais vous montrer comment ce document peut devenir un outil vraiment utile, vous permettant d'évaluer la qualité des résultats du travail d'une personne.

Si vous souhaitez quantifier certains résultats, la meilleure solution consiste probablement à utiliser une échelle, par exemple de 1 à 10 points, ou quelque chose de ce genre.

Créons une nouvelle feuille dans le même document, appelons-la "Config" et définissons-la comme protégée (ou au moins ajoutons un emoji de serrure à son nom). Cette feuille ne servira qu'à conserver certaines options prédéfinies, comme celles ci-dessous :

Vous pouvez maintenant placer ces valeurs dans des listes déroulantes de la fenêtre Générateur de rapports en utilisant le formulaire Validation des données caractéristiques. Ici vous trouverez des instructions sur la manière d'y parvenir :

Ceci fait, vous pouvez facilement convertir les notes en valeurs numériques en utilisant la fonction SI formule. Votre feuille de calcul restera conviviale et vos conclusions seront quantifiées (donc mesurables et comparables).

Ce document est bien conçu, mais imaginez ce qui se passe lorsque le champ d'application de votre politique en matière d'environnement est étendu à d'autres domaines. audit se développe et vous avez des centaines de choses à vérifier. Vous pouvez enregistrer un modèle de formulaire vide et le copier chaque fois que vous devez créer un nouveau rapport, mais il est très ennuyeux de passer d'une liste de documents à une feuille de calcul. C'est à ce moment-là que vous commencez à penser à l'automatisation.

C'est le moment idéal pour commencer votre aventure avec le script Google Apps !

Avant de commencer à coder, préparons quelques boutons pour les actions de masse. Selon l'exemple ci-dessus :

• marquer tous les éléments comme "parfaits", - marquer tous les éléments comme "parfaits", - marquer tous les éléments comme "parfaits".
• les marquer tous comme "Améliorations nécessaires", - les marquer tous comme "Améliorations nécessaires", - les marquer tous comme "Améliorations nécessaires".
• les marquer tous comme "inacceptables", - les marquer tous comme "inacceptables", - les marquer tous comme "inacceptables".
• réinitialiser tout (définir la valeur à une chaîne vide).

Nous aurons également besoin d'une action supplémentaire pour enregistrer un nouveau fichier lorsque l'audit sera terminé.

Tout d'abord, développons notre Générateur de rapports avec la zone fonctionnelle contenant les boutons.

Ensuite, en utilisant Insérer -> DessinAjoutons nos boutons, un par un.

Notre exemple de document devrait ressembler à ceci :

Nous sommes prêts à ajouter un peu de logique à cette belle interface utilisateur ! C'est très facile de commencer - il suffit de choisir Outils -> Editeur de script dans le menu supérieur et le navigateur passe à une nouvelle carte.

L'interface de l'éditeur est très intuitive. Si vous êtes familier avec n'importe quel code vous pouvez facilement renommer votre fichier ou en créer un nouveau (Fichier -> Nouveau -> Fichier de script).

Script Google Apps n'est rien d'autre que le cousin du JavaScript, pour ainsi dire. Si vous connaissez le JS, vous pouvez aussi atteindre la compétence GS !

La toute première étape consiste à rassembler toutes les références éventuellement nécessaires en un seul endroit et à leur donner des noms significatifs. Nous commençons par les variables globales en supprimant la variable par défaut maFonction et de taper quelque chose de plus utile dans la déclaration Code.gs fichier.

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

// références des feuilles

var report = spreadsheet.getSheets()[0]
var config = spreadsheet.getSheets()[1]

Le code ci-dessus est assez explicite, mais pour être tout à fait clair :

• SpreadsheetApp est disponible dans un contexte global,
• getActiveSpreadsheet nous permet d'obtenir la référence de la feuille de calcul sur laquelle nous travaillons,
• getSheets appelée sur la méthode Feuille de calcul renvoie le tableau des feuilles de cette feuille de calcul ; dans notre exemple, elle renvoie le tableau [Générateur de rapports feuille, Config feuille].

Nous pouvons maintenant aller plus loin et extraire des données utiles de notre feuille de calcul.

// zone éditable (cellules avec menus déroulants)

var dropdowns = report.getRange('C4:C13')

// cellule avec sous-titre (nom de l'élément)

var featureName = report.getRange('B2').getValue()

// options de la feuille "Config
// Remarquez que vous pouvez passer une seule cellule à la méthode getRange()
// et le changement d'options n'affecte pas la fonctionnalité de votre script

var values = {
inacceptable : config.getRange('A2').getValue(),
améliorations_nécessaires : config.getRange('A3').getValue(),
parfait : config.getRange('A4').getValue(),
empty : ''
} ;

La seule chose qui reste à coder est la définition des fonctions que nous voulons assigner à nos boutons.

// fonctions des boutons

function allPerfect() {
dropdowns.setValue(values.perfect)
}

function allNeedImprovements() {
dropdowns.setValue(values.improvements_needed)
}

function allUnacceptable() {
dropdowns.setValue(values.unacceptable)
}

function clear() {
dropdowns.setValue(values.empty)
}

function copy() {
var copy = spreadsheet.copy(featureName + ' - report')

// Nous avons maintenant copié deux feuilles avec les mêmes valeurs
// mais dont les noms ont changé (avec un suffixe "copy"),
// dans ce cas, nous devons leur donner les noms d'origine

// renommer la feuille de rapport
copy.getSheets()[0].setName(report.getName())

// renommer la feuille de configuration
copy.getSheets()[1].setName(config.getName())
}

Les copier() créera automatiquement une nouvelle feuille de calcul nommée (dans notre exemple) "Formulaire de connexion de l'utilisateur - rapport", juste à côté de l'actuel.

Attribuez nos méthodes aux boutons créés précédemment. Choisissez Attribuer un script après un clic droit sur le bouton...

...et tapez le nom de la méthode, ici c'est tousParfaits

Vous n'avez pas besoin de fermer votre générateur. Utilisez vos actions en bloc pour préparer le formulaire pour un nouveau rapport, changez le nom de la fonctionnalité et enregistrez une autre copie !

Possibilités de Script Google Apps sont si vastes qu'il faudrait toute une série d'articles pour en parler. Si vous souhaitez optimiser votre travail de bureau, n'hésitez pas à consulter la rubrique documents officiels et rendez vos draps encore plus intelligents !

Il existe des astuces très utiles, telles que celui-ci de xfanatical.com sur l'exportation de Google Spreadsheet au format PDF.

L'exemple décrit dans cet article est le suivant ici. J'espère que vous l'aimerez. Amusez-vous bien !