CTO-guide: Administrer eksterne udviklere effektivt

Fjernarbejde er i øjeblikket meget populært, og vi kan trygt antage, at denne tendens vil fortsætte med at vokse. Og hvis vi tager højde for, at det er svært at rekruttere kvalificerede udviklere, indser vi, at ledere ofte er nødt til at se på alternative løsninger, outsourcing jobbet forskellige steder i verden. Er der noget at frygte?

Svaret er: slet ikke. Det gælder naturligvis kun, hvis hele processen med at styre fjernudviklernes arbejde er ordentligt organiseret. Så hvad er den rigtige måde at gribe det an på? Vi har udarbejdet en kort guide til CTO'er. Hvis du følger disse regler, kan du optimere din ledelse og dit samarbejde med eksterne udviklere.

Sæt klare regler for samarbejdet

“Implementeringen af din projekt vil være lige så god som de mennesker, der skaber den, og det kommunikations- og informationsudvekslingssystem, du selv planlægger.“

Har du nogensinde hørt dette citat? Efter min mening er det den skinbarlige sandhed. Det er vigtigt at etablere principper for samarbejde mellem dig (lederen) og en hold af eksterne udviklere, helt fra begyndelsen af projektet. Dette er det grundlæggende princip.

Hvorfor er det så vigtigt? Ideen er, at alle i teamet skal kende deres rolle præcist, forstå projektets udfordringer og mål, respektere dem og følge op på den aftalte strategi. Dette er udgangspunktet. Det næste vigtige skridt er at beslutte, hvordan man vil styre projektet. I IT-branchen - især i softwareudviklingsprojekter - den Agil Scrum-metoden er en meget populær ramme for styring af en proces. Det er en løsning, jeg fuldt ud kan anbefale. Baseret på vores erfaring hos Codest mener jeg, at det er den mest effektive metode til projektledelse. Den giver dig mulighed for at have konstant kontrol over alle processer i projektet og for effektivt at organisere hele teamets arbejde. Du kan læse mere om Scrum i denne artikel.

Tag dig af mødekalenderen

Fjernudviklere kan arbejde forskellige steder i verden, og nogle gange kan de endda befinde sig i forskellige tidszoner. Af hensyn til jeres fælles arbejdsglæde bør I på forhånd planlægge alle jeres møder i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Det er vigtigt, at begge parter er klar over handlingsplanen, for på den måde bliver det lettere at organisere arbejdet og følge med i fremskridtene.

Hvis du har brug for regelmæssige tjekpunkter, skal du derfor sætte en fast dato i din kalender og sende invitationen til teamet. Derudover skal du tage højde for, at systematiseringen af arbejdstiden vil påvirke effektiviteten hos alle dine medarbejdere positivt. Det er ikke noget særligt. Du kan nemt lave en velorganiseret tidsplan ved at gå ind i din Google-kalender og synkronisere den med vores teams konti. Det vil gøre håndteringen af hele processen mere smidig.

Brug værktøjer, der hjælper dig med at forbedre dit arbejde

Du kan bruge forskellige værktøjer til at styre et team af eksterne udviklere. Men lad os være ærlige, der findes masser af dem på nettet. Nogle hjælper med at styre projektet, andre hjælper med at kommunikere med hinanden og andre igen med at styre deres opgaver. For at hjælpe dig med at vælge har jeg udvalgt nogle få, som efter min mening er de mest nyttige. Jeg anbefaler, at du implementerer dem i din organisation.

Projektledelse/opgaver - Jira, Trello, Todoist, Mavenlink, Harvest, PayDirt, Basecamp.

Opbevaring af dokumenter - Jira, Google Drive, TipeHive.

Telekonferencer/online-møder - Apper.in, Slack, Skype.

Alt starter med rekruttering. Find mennesker, du gerne vil samarbejde med

Hvis du har et projekt foran dig og har brug for at ansætte nye udviklere, skal du læse dette punkt omhyggeligt. Du har to løsninger her. Enten beslutter du dig for at rekruttere internt udviklere eller finde en partner (f.eks. en Softwarehus) at samarbejde med. Uanset hvilken løsning du vælger, skal du huske, at du skal arbejde med mennesker, som du har fuld tillid til, og glem ikke, at nøglen er en klar gensidig forståelse.

Hvis du ikke stoler på dine medarbejdere, har du ingen chance for at få succes. Når du mangler tillid til dit team, er det mere sandsynligt, at du udvikler en overkontrollerende adfærd over for dine udvikleres arbejde, og det vil påvirke kvaliteten af processen negativt.

Kend dine udvikleres behov. Organiser en-til-en-møder

Hold ikke dine relationer med udviklere på et strengt arbejds- (projekt-) niveau. En-til-en-møder giver dig mulighed for at høre dine medarbejderes mening om jeres samarbejde, lære deres tanker at kende og forstå, hvordan du kan opfylde deres behov for at skabe et behageligt arbejdsmiljø. Lad os foreslå et møde eller et opkald - for eksempel - en gang om måneden.

Det er en god mulighed for at undersøge medarbejdernes tilfredshed og lære deres ideer til potentielle forbedringer at kende. Det hjælper ikke kun med at justere dit nuværende projekt, så det får bedre chancer for at lykkes, men giver dig også nyttig indsigt i det videre samarbejde. Forestil dig, at du i fremtiden måske skal levere flere projekter; er det ikke bedre at samarbejde igen med pålidelige udviklere (som til gengæld vil nyde at arbejde sammen med dig igen) i stedet for at starte rekrutteringsprojektet fra bunden?

Glem ikke resuméerne

Gennemsigtighed er også vigtigt. For at hele teamet skal have fuldt kendskab til det igangværende projekt, er det derfor vigtigt, at de regelmæssigt bliver informeret om udviklingen. I dette tilfælde er den enkleste måde den bedste. Opret tilbagevendende ugentlige oversigter for at informere dem om de vigtigste ændringer, og hvad der sker i virksomheden. På den måde øger du medarbejdernes bevidsthed og engagement.

Glem ikke at opsummere dagsordenen efter hvert møde. Du behøver ikke at bruge en masse tid på det. Et kort notat med 'bullet points' af de emner, der er blevet diskuteret, er nok. Så er du sikker på, at du ikke er gået glip af noget, og alle teammedlemmer kan til enhver tid vende tilbage til opsummeringen.

Sammenfatning

Fjernarbejde er fremtiden, husk det! Der er ikke noget at frygte. Hvis du tager dig af alle de punkter, der er nævnt i denne artikel, kan du være sikker på, at dit projekt går i den rigtige retning. Til sidst vil jeg give dig en interessant oplysning: Vidste du, at en medarbejder, der arbejder eksternt, sandsynligvis er op til 25% mere effektiv end en medarbejder på kontoret?