Arbete på distans är för närvarande mycket populärt och vi kan med säkerhet anta att denna trend kommer att fortsätta att växa. Och om vi tar hänsyn till svårigheten att rekrytera kvalificerade utvecklare inser vi att chefer ofta måste titta på alternativa lösningar, outsourcing jobbet på olika platser runt om i världen. Finns det något att vara rädd för?

Svaret är: inte alls. Självklart är detta sant endast om hela processen för att hantera fjärrutvecklares arbete är ordentligt organiserad. Så, vad är rätt sätt att närma sig det? Vi har tagit fram en kort guide för CTO:er. Genom att följa dessa regler kan du optimera din hantering och ditt samarbete med utvecklare på distans.

Sätt upp tydliga regler för samarbetet

“Genomförandet av din projekt blir lika bra som de människor som skapar den och det kommunikations- och informationsutbytessystem som ni själva planerar.“

Har du någonsin hört detta citat? Enligt min mening är det evangeliets sanning. Det är viktigt att fastställa principerna för samarbetet mellan dig (chefen) och en Team av fjärrutvecklare, redan från början av projektet. Detta är den grundläggande principen.

Varför är det så viktigt? Tanken är att alla i teamet ska veta exakt vilken roll de har, förstå projektets utmaningar och mål, respektera dem och följa upp den överenskomna strategin. Detta är utgångspunkten. Nästa viktiga steg är att bestämma sig för hur man vill hantera projektet. Inom IT-branschen - och särskilt inom projekt för utveckling av programvara - den Agil Scrum-metodiken är ett mycket populärt ramverk för att hantera en process. Det här är en lösning som jag kan rekommendera fullt ut. Baserat på vår erfarenhet på Codest tror jag att det här är den mest effektiva metoden för projektledning. Det ger dig möjlighet att ha konstant kontroll över alla processer i projektet och att effektivt organisera arbetet för hela teamet. Du kan läsa mer om Scrum i denna artikel.

Ta hand om möteskalendern

Fjärrutvecklare kan arbeta på olika platser runt om i världen och ibland kan de till och med befinna sig i olika tidszoner. För att ni ska trivas tillsammans bör ni i förväg planera in alla möten som rör genomförandet av projektet. Det är viktigt att båda parter är väl medvetna om handlingsplanen, eftersom det på så sätt blir lättare att organisera arbetet och hålla jämna steg med framstegen.

Om du behöver regelbundna kontrollpunkter kan du därför ange ett fast datum i din kalender och skicka en inbjudan till teamet. Tänk också på att systematiseringen av arbetstiden kommer att påverka effektiviteten hos alla dina anställda positivt. Det är ingen stor grej. Du kan enkelt skapa ett välorganiserat schema genom att komma åt din Google-kalender och synkronisera den med kontona för vårt team. Detta kommer att göra hanteringen av hela processen smidigare.

Använda verktyg som hjälper dig att förbättra ditt arbete

Du kan använda olika verktyg för att hantera ett team av fjärrutvecklare. Men låt oss vara ärliga, det finns gott om dem tillgängliga på webben. Vissa hjälper till att hantera projektet, andra hjälper till att kommunicera med varandra och andra igen hanterar sina uppgifter. För att hjälpa dig i valet har jag valt ut några som enligt min mening är de mest användbara. Jag rekommenderar att du implementerar dem i din organisation.

Projektledning/arbetsuppgifter - Jira, Trello, Todoist, Mavenlink, Harvest, PayDirt, Basecamp.

Förvaring av dokument - Jira, Google Drive, TipeHive.

Telefonkonferenser/online-möten - Apper.in, Slack, Skype.

Allt börjar med rekrytering. Hitta personer som du vill samarbeta med

Om du har ett projekt framför dig och behöver anställa nya utvecklare ska du läsa den här punkten noga. Här har du två lösningar. Antingen bestämmer du dig för att rekrytera internt utvecklare eller hitta en partner (till exempel en programvaruhus) att samarbeta med. Oavsett vilken lösning du väljer ska du komma ihåg att du måste arbeta med personer som du litar fullt ut på och glöm inte att nyckeln är en tydlig ömsesidig förståelse.

Om du inte litar på dina medarbetare har du ingen chans att lyckas. När du saknar förtroende för ditt team är det mer sannolikt att du utvecklar ett överkontrollerande beteende gentemot dina utvecklares arbete och detta kommer att påverka processens kvalitet negativt.

Känn till dina utvecklares behov. Organisera möten mellan två personer

Håll inte dina relationer med utvecklare enbart på en strikt arbets- (projekt-) nivå. En-till-en-möten ger dig möjlighet att lära dig dina anställdas åsikter om ditt arbete tillsammans, lära känna deras tankar och förstå hur du kan tillgodose deras behov för att skapa en bekväm arbetsmiljö. Låt oss föreslå ett möte eller samtal - till exempel - en gång i månaden.

Det här är ett bra tillfälle att undersöka hur nöjda medarbetarna är och ta del av deras idéer om möjliga förbättringar. Detta hjälper dig inte bara att anpassa ditt nuvarande projekt för att öka chanserna att lyckas, utan ger dig också användbara insikter för vidare samarbete. Föreställ dig att du i framtiden kan ha ytterligare projekt att leverera; är det inte bättre att samarbeta igen med betrodda utvecklare (som i sin tur skulle tycka om att arbeta med dig igen), istället för att starta rekryteringsprojektet från början?

Glöm inte bort sammanfattningarna

Öppenhet är också viktigt. För att hela teamet ska ha full kännedom om det pågående projektet är det därför viktigt att de regelbundet informeras om utvecklingen. I det här fallet är det enklaste sättet det bästa. Sätt upp återkommande veckosammanfattningar för att informera dem om de viktigaste förändringarna och vad som händer i företaget. Tack vare detta kommer du att öka medarbetarnas medvetenhet och engagemang.

Glöm inte att sammanfatta dagordningen efter varje möte. Du behöver inte lägga ner mycket tid på det. Det räcker med en kort anteckning som innehåller "punktlistor" över de ämnen som diskuterats. Du är säker på att du inte har missat något och varje medlem i teamet kan när som helst gå tillbaka till sammanfattningen.

Sammanfattning

Distansarbete är framtiden, kom ihåg det! Det finns inget att vara rädd för. Om du tar hand om alla punkter som nämns i den här artikeln kan du vara säker på att ditt projekt går i rätt riktning. Slutligen vill jag lämna dig med ett intressant faktum: Visste du att en anställd som arbetar på distans sannolikt är upp till 25% mer effektiv än en anställd på kontoret?