Hvordan unngå forsinkelser i prosjekter?

IT-bransjen kan fremstå som ekstremt blomstrende og vellykket, men dette problemet er alvorlig og kan true resultatet av en virksomhet. IT-prosjekter er noen av de mest utfordrende prosjektene å håndtere. Mange faktorer kan påvirke sluttresultatet. Alle tilgjengelige bransjestudier viser at omfanget av problemet er omfattende. Her er noen interessante fakta som vil gi deg en bedre forståelse av truslene:

1. I gjennomsnitt overskrider IT-prosjekter det opprinnelig estimerte budsjettet med 27%.

2. I gjennomsnitt overskrider ett av seks IT-prosjekter budsjettet med opptil 200%.

3. 55% av lederne i undersøkelsen mener at hovedårsaken til at IT-prosjekter mislykkes, er at budsjettet overskrides.

4. Bare 28% av selskapene som implementerer en IT prosjekt bruker spesielle teknikker for prosjektledelse.

5. 77% av IT-prosjekter med høy ytelse gjennomføres med støtte fra programvare for prosjektstyring.

6. Bare 64% av IT-prosjektene klarer faktisk å gjennomføre alle målene som ble satt i begynnelsen.

7. Ledere som bruker en hvilken som helst prosjektledelsesmetodikk, kan bedre håndtere implementering av budsjettet, møteledelse, koordinering av teamets arbeid og overholdelse av tidsplanen.

8. 71% av IT-prosjektene gjennomføres ved hjelp av smidig prosjektledelsesmetoder.

9. 57% av IT-prosjekter mislykkes på grunn av et mangelfullt kommunikasjonssystem.

Ved første øyekast ser du sannsynligvis allerede noen av de typiske feilene, som er de vanligste årsakene til forsinkelser i gjennomføringen av IT-prosjekter. Jeg vil liste dem opp slik at du får et fullstendig bilde av de vanligste truslene:

Budsjett

Feil budsjettestimering er helt klart en av nøkkelfaktorene. Jeg mener at dette er en veldig stor utfordring i hele IT-bransjen. Hva mener jeg egentlig? Jeg skal bruke et eksempel her. Kunden tar kontakt med programvarehus for potensielt samarbeid. Deretter presenterer han sine mål og prosjektforutsetninger, og informerer prosjektlederen om tilgjengelig budsjett. Men ofte står ikke arbeidsomfanget i forhold til budsjettet. Og her oppstår problemet.

Derfor er jeg tilhenger av en annen løsning. I den innledende estimeringsprosessen kan kunden og programvarehuset akseptere forutsetningene, men de må være klar over at de kan endre seg. Jeg vil gjerne understreke at en slik tilnærming ikke nødvendigvis betyr betydelige budsjettoverskridelser. I et av prosjektene våre, som vi gjennomførte for en av kundene våre fra Norge, antok vi at utviklingsprosessen ville ta X dager. Resultatet var at vi klarte å levere arbeidet 20% raskere. Denne situasjonen viser at det noen ganger er vanskelig å forutsi den nøyaktige prosjekttiden og dermed størrelsen på budsjettet.

Andre prosjektforutsetninger

Feil budsjettering er bare ett av aspektene ved prosjekter som kan være feil estimert. Noen ganger kan ikke kravene som kunden forventer, realiseres. Både når det gjelder funksjonalitet og tidsfrist. Å handle i all hast, under tidspress, vil alltid føre til negative effekter. Nøkkelen til suksess er god planlegging der både kunden og programvarehuset er involvert. Det er nødvendig å forstå hverandre og fullt ut akseptere de forutsetningene som legges til grunn.

Forsinkelser i IT-prosjekter - dårlig organisering av arbeidet

I statistikken jeg nevnte ovenfor, har du kanskje lagt merke til at mangelen på en riktig tilnærming til prosjektledelse kan få alvorlige konsekvenser. Riktig prosjektledelse i alle faser bidrar til å organisere arbeidet, tildele oppgaver til bestemte personer og overvåke effektiviteten i hele prosessen. IT-prosjekter er vanligvis komplekse, og derfor er det uvurderlig å bruke verktøy for prosjektledelse og organisering av arbeidet etter Agile-prinsipper.

Mangel på kommunikasjon

Hvis prosjektet krever samarbeid fra begge sider, klient og programvarehus, er det nødvendig å planlegge hele kommunikasjonsprosessen på riktig måte. Poenget er å utveksle meldinger som er fullt forståelige og ikke bremser arbeidet. Dette aspektet bør diskuteres og planlegges før utviklingsarbeidet starter. Du kan sette periodiske kontrollpunkter (til og med daglig om nødvendig), der begge parter vil dele nyttig informasjon om statusen til produktutvikling.

Kundeendringer

Jeg vil fortelle deg en kort historie som ofte gjentar seg i vår bransje. Når en kunde ønsker å samarbeide med oss, kommer han ofte med en klar idé. Vi liker godt når kunden vet nøyaktig hva produkt han trenger. Problemet er imidlertid at noen antakelser blir verifisert over tid, og kundene ombestemmer seg. De ender opp med å be om noe annet. Alt dette fører til en betydelig forlengelse av arbeidstiden og budsjettet, og utgjør følgelig en trussel mot hele prosjektet.

Derfor er en god tilnærming en gradvis utvikling av prosjektet. MVP oppfyller disse behovene. Dette er en veldig effektiv metode som også kan fungere for ditt prosjekt. Du kan lese mer om det i denne artikkelen.

Statistikk er ikke alt! Prosjektet ditt trenger ikke å bli forsinket

Jeg er overbevist om at hvis du nøye analyserer alle faktorene som jeg beskrev i denne artikkelen, vil du trekke de riktige konklusjonene, så kan prosjektet ditt gjennomføres med 100% effektivitet.

Avslutningsvis vil jeg gi deg et lite tips fra min erfaring. Før du starter utviklingsprosessen av produktet ditt, bør du sjekke tilgjengelige casestudier av andre prosjekter som ligner på ditt, og som har vært vellykkede. På denne måten får du muligheten til å analysere god praksis som kan være nyttig. Det finnes mange måter å sjekke andre prosjekter og produkter på. Jeg anbefaler blant annet Clutch-portal.

Alt er fra meg. Jeg ønsker deg et vellykket prosjekt!

Les mer om dette:

– Proptech. En bransje i rask utvikling. Hvorfor er det verdt å holde øye med den?