Trabaje con inteligencia, gestione eficazmente su tiempo y desarrolle con éxito su negocio

El tema de la gestión del propio tiempo y el aumento de la productividad es abordado a menudo por directivos que quieren aprovechar al máximo cada minuto de su vida. Hace algún tiempo me enfrentaba a retos similares. El número de tareas de mi lista superaba el tiempo de que disponía. Probé muchas soluciones que me ayudaron a ser un gestor más eficaz y son estas experiencias las que me gustaría compartir contigo en este artículo.

En mi trabajo diario me guío por algunos principios básicos que me ayudan a organizar mi tiempo y aumentar mi productividad.

Fijar objetivos

Empiece por el principio. Definir tus objetivos será crucial. Sin embargo, tienes que planificarlo sabiamente y sobre qué acciones tienen un impacto real en el desarrollo de tu negocio. Asegúrate de que te centras en lo que realmente se traduce en el crecimiento de tus productos y genera ingresos.

¿Cómo hacerlo? Prueba el método SMART

1. Específico. En la fase inicial, empiece por fijar objetivos claros y definir lo que quiere conseguir. Los objetivos deben ser muy específicos e inequívocos. Si es posible, especifique las cifras que quiere alcanzar. Este será un punto de referencia al que podrá volver durante las siguientes etapas.

2. Mensurable. Defina medidas que le ayuden a verificar si ha alcanzado sus objetivos. Debes poder comprobar tus progresos para asegurarte de que estás aplicando eficazmente tus planes.

3. Alcanzable. Tus objetivos deben suponer un reto para ti, pero al mismo tiempo proporcionarte beneficios reales. Encuentra el equilibrio entre estos dos factores. Especifica objetivos que puedas cumplir.

4. Relevante. Lo que usted pretende debe tener sentido y ayudar a desarrollar sus productos y estimular el crecimiento del negocio. Debe ser un paso adelante para usted.

5. Limitada en el tiempo. Establezca objetivos con plazos concretos. Es importante que el plazo para alcanzar los objetivos no esté demasiado lejos.

El principio de Pareto

Sólo un pequeño número de las tareas que realizas a diario afectan a los efectos que generas. Por eso recomiendo centrarse en las tareas que mejorarán de forma realista la salud de sus productos y su negocio. En primer lugar, ocúpate de estas tareas y recuerda el principio 80/20.

¿Cómo hacerlo? Utilice el principio de Pareto

Anote todas sus tareas del último mes y piense cuántas de ellas han mejorado su negocio. Rápidamente te darás cuenta, siguiendo la teoría de Vilfredo Pareto, de que sólo un pequeño número de estas tareas (20%) han tenido un impacto real en el desarrollo de tu negocio. En el futuro, considere estas actividades como prioritarias.

Planificar sabiamente

El principio de Pareto es uno de los enfoques que le permitirán gestionar mejor sus tareas. La planificación inteligente es otro factor que mejora tu eficacia y te permite gestionar mejor tu tiempo. Para ser lo más eficaz y eficiente posible, evita las distracciones innecesarias e intenta centrarte en una sola tarea.

¿Cómo hacerlo? Concéntrese en lo importante

• Importante y urgente. Estas son las tareas a las que debe dar prioridad. Tienen un impacto estratégico en sus productos. Debes concentrar tu energía en las tareas más urgentes porque de ti depende tu éxito.
• Importante, pero no urgente. También son tareas muy importantes, pero tras analizarlas detenidamente, puede decidir que pueden esperar un poco. Priorización, recuerde.
• Urgente, pero no importante. Puede que tenga una lista de tareas pendientes y piense que debe hacerlas cuanto antes, pero esto no siempre es correcto. Estas cosas aparentemente urgentes probablemente no son tan importantes como otras tareas que le esperan. No se preocupe, hágalas más tarde.
• No es urgente ni importante. No hace falta que siga explicando esto. No hagas estas tareas si no tienes tiempo. Sencillo.

Ser capaz de decir "no".

Todo el mundo tiene algo para ti, con constantes deseos y peticiones. Lo sabes, ¿verdad? Este es otro factor que te hace perder productividad y retrasarte en lo que planificas escrupulosamente y, en consecuencia, en lo que no consigues. Es hora de decir "no".

¿Cómo hacerlo? Sea asertivo

Si estás trabajando en algo importante, dile a la gente que te pondrás en contacto con ellos pronto, pero NO AHORA. Debes aprender a rechazar las demandas porque las distracciones de otros empleados son uno de los problemas más comunes en el trabajo. Intenta eliminar otras distracciones como Internet o la mensajería instantánea.

Controla tu tiempo

La medición del tiempo no es menos importante, porque hay que saber cuánto se tarda en completar tareas específicas. Debe estar seguro de que no dedica demasiado tiempo a estas tareas. También es una gran fuente de conocimiento para trabajar en tu propia eficiencia.

¿Cómo hacerlo? Utilice las herramientas

En Codest utilizamos una herramienta llamada Cosecha para analizar nuestro trabajo diario. Es una herramienta sencilla e intuitiva y ayuda a aclarar cuánto tiempo dedicas a actividades concretas. Seguro que te gustará.

Palabras finales

He descrito cinco reglas realmente sencillas que me ayudan. Cada día coordino varios equipos y trabajo con mucha gente, y este enfoque sencillamente funciona. Espero que pruebes al menos algunos de estos consejos y tu trabajo también será mucho más eficaz.

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