Wie können Sie mit Google Apps Zeit sparen?

In diesem Artikel möchte ich die Google Spreadsheets-App näher betrachten und Ihnen zeigen, wie Sie sie mit dem Google Apps Script noch intelligenter machen können

Stellen Sie sich vor, Ihre Arbeit besteht darin, die Arbeit anderer zu überwachen, was in der Regel dazu führt, dass Sie einige Berichte schreiben. Sie möchten die Dinge standardisiert und allgemein halten, also haben Sie ein Arbeitsblatt mit einer Liste von Dingen, die Sie kontrollieren müssen, und einigen Zellen für einen Kommentar erstellt. Nehmen wir an, Sie sind verantwortlich für die Qualität einer digitalen Produkt. Dann könnte Ihre Tabellenkalkulation wie folgt aussehen:

Im obigen Beispiel können Sie mehrere Dinge erkennen:

• Name des Merkmals ("Benutzeranmeldeformular") und Nummer (z. B. aus einem ERP-System),
• Liste der Aspekte, die Sie überprüfen und zu denen Sie eine Rückmeldung geben sollen (Spalte "Bereich"),
• einige leere Felder für Ihre Schlussfolgerungen (Spalte "Kommentar").

Dieses Blatt heißt "Berichtsgenerator", weil ich Ihnen zeigen werde, wie sich dieses Dokument zu einem wirklich nützlichen Werkzeug entwickeln kann, mit dem Sie die Qualität der Arbeitsergebnisse einer Person beurteilen können.

Wenn Sie einige Ergebnisse quantifizieren wollen, wäre es wahrscheinlich am besten, eine Skala zu verwenden, z. B. 1-10 Punkte oder etwas in dieser Richtung.

Erstellen wir ein neues Blatt im selben Dokument, nennen wir es "Config" und definieren wir es als geschützt (oder hängen wir zumindest ein Schlüsselschloss-Emoji an seinen Namen an). Dieses Blatt dient nur dazu, einige vordefinierte Optionen, wie die folgenden, zu speichern:

Nun können Sie diese Werte in einige Dropdown-Listen in der Berichtsgenerator Blatt mit Hilfe der Validierung der Daten Funktion. Hier finden Sie einige Anleitungen, wie Sie dies erreichen können:

Danach können Sie die Bewertungen leicht in numerische Werte umwandeln, indem Sie die IF Formel. Ihre Tabellenkalkulation bleibt menschenfreundlich und Ihre Schlussfolgerungen werden gleichzeitig quantifiziert (also messbar und vergleichbar).

Dieses Dokument ist sehr schön, aber stellen Sie sich vor, was passiert, wenn der Umfang Ihrer Prüfung wächst und Sie haben Hunderte von Dingen zu überprüfen. Sie können eine leere Formularvorlage speichern und sie jedes Mal kopieren, wenn Sie einen neuen Bericht erstellen müssen, aber das Umschalten zwischen Dokumentenlisten und der Tabellenkalkulation ist sehr lästig. Das ist der Punkt, an dem Sie über eine Automatisierung nachdenken sollten.

Es ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihr Abenteuer mit dem Google Apps Script zu beginnen!

Bevor wir mit der Codierung beginnen, sollten wir einige Schaltflächen für Massenaktionen vorbereiten. Entsprechend dem obigen Beispiel:

• alle Elemente als "perfekt" markieren.
• alle als "Verbesserungsbedarf" markieren.
• alle als "inakzeptabel" markieren.
• alles zurücksetzen (Wert auf eine leere Zeichenkette setzen).

Außerdem benötigen wir eine zusätzliche Aktion, um eine neue Datei zu speichern, wenn die Prüfung abgeschlossen ist.

Erweitern wir zunächst unsere Berichtsgenerator mit dem Funktionsbereich, der Schaltflächen enthält.

Dann, durch die Verwendung von Einfügen -> ZeichnungFügen wir nun unsere Schaltflächen hinzu, eine nach der anderen.

Unser Beispieldokument sollte wie folgt aussehen:

Wir sind bereit, dieser schönen Benutzeroberfläche etwas Logik hinzuzufügen! Es ist sehr einfach zu beginnen - wählen Sie einfach Werkzeuge -> Skript-Editor im oberen Menü und der Browser springt zu einer neuen Karte.

Die Benutzeroberfläche des Editors ist sehr intuitiv. Wenn Sie mit einem der folgenden Programme vertraut sind Code Editor, sollten Sie Ihre Datei einfach umbenennen oder eine neue Datei erstellen (Datei -> Neu -> Skriptdatei).

Google Apps-Skript ist sozusagen nichts anderes als der Cousin des JavaScript. Wenn Sie JS kennen, können Sie auch GS-Kenntnisse erwerben!

Der allererste Schritt besteht darin, alle möglicherweise benötigten Referenzen an einem Ort zu sammeln und ihnen sinnvolle Namen zu geben. Wir beginnen mit globalen Variablen, indem wir die Standard myFunction Deklaration und die Eingabe von etwas Nützlicherem in der Code.gs Datei.

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

// Tabellenblatt-Referenzen

var report = Arbeitsblatt.getSheets()[0]
var config = spreadsheet.getSheets()[1]

Der obige Code ist eigentlich selbsterklärend, aber um es deutlich zu machen:

• SpreadsheetApp Klasse ist in einem globalen Kontext verfügbar,
• getActiveSpreadsheet Methode ermöglicht es uns, den Verweis auf das Arbeitsblatt zu erhalten, an dem wir gerade arbeiten,
• getSheets Methode, die in der Tabellenkalkulation Instanz gibt das Array von Blättern aus diesem Arbeitsblatt zurück; in unserem Beispiel gibt sie die [Berichtsgenerator Blatt, Konfigurieren Sie Blatt]-Array.

Jetzt können wir weitergehen und einige nützliche Daten aus unserem Arbeitsblatt abrufen.

// bearbeitbarer Bereich (Zellen mit Dropdowns)

var dropdowns = report.getRange('C4:C13')

// Zelle mit Untertitel (Name des Merkmals)

var Merkmalsname = report.getRange('B2').getValue()

// Optionen aus 'Config' Blatt
// Beachten Sie, dass Sie eine einzelne Zelle an die Methode getRange() übergeben können
// und das Ändern der Optionen hat keinen Einfluss auf die Funktionalität des Skripts

var values = {
inakzeptabel: config.getRange('A2').getValue(),
verbessert_benötigt: config.getRange('A3').getValue(),
perfekt: config.getRange('A4').getValue(),
leer: ''
};

Das Einzige, was noch zu programmieren ist, ist die Definition der Funktionen, die wir unseren Schaltflächen zuweisen wollen.

// Tastenfunktionen

function allPerfect() {
dropdowns.setValue(values.perfect)
}

function allNeedImprovements() {
dropdowns.setValue(werte.verbesserungen_benötigt)
}

function allUnacceptable() {
dropdowns.setValue(werte.inakzeptabel)
}

function clear() {
dropdowns.setValue(values.empty)
}

function copy() {
var copy = spreadsheet.copy(Merkmalsname + ' - Bericht')

// Jetzt haben wir zwei Blätter mit den gleichen Werten kopiert
// aber mit geänderten Namen (mit dem Suffix "copy"),
// in diesem Fall müssen wir ihnen die ursprünglichen Namen geben

// Berichtsblatt umbenennen
copy.getSheets()[0].setName(report.getName())

// Konfigurationsblatt umbenennen
copy.getSheets()[1].setName(config.getName())
}

Die kopieren() Methode wird automatisch ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen (in unserem Beispiel) erstellt "Benutzeranmeldeformular - Bericht"direkt neben dem aktuellen.

Weisen Sie unsere Methoden den zuvor erstellten Schaltflächen zu. Wählen Sie Ein Skript zuweisen nach einem Rechtsklick auf die Schaltfläche...

...und geben Sie den Namen der Methode ein, hier ist es allPerfect

Sie brauchen Ihren Generator nicht zu schließen. Verwenden Sie Ihre Massenaktionen, um das Formular für einen neuen Bericht vorzubereiten, ändern Sie den Namen des Merkmals und speichern Sie dann eine weitere Kopie!

Möglichkeiten der Google Apps-Skript sind so vielfältig, dass es eine ganze Reihe von Artikeln erfordern würde, sie alle zu erörtern. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Büroarbeit zu optimieren, sollten Sie sich die offizielle Dokumente und machen Sie Ihre Blätter noch intelligenter!

Es gibt einige wirklich nützliche Hacks, z. B. diese von xfanatical.com über den Export von Google Spreadsheet in PDF.

Das in diesem Artikel beschriebene Beispiel ist hier. Ich hoffe, es wird Ihnen gefallen. Viel Spaß!