Arbejd smart, administrer din tid effektivt og udvikl din virksomhed med succes

Emnet om at styre sin egen tid og øge produktiviteten bliver ofte taget op af ledere, som ønsker at udnytte hvert minut i deres liv bedst muligt. For nogen tid siden kæmpede jeg med lignende udfordringer. Antallet af opgaver på min to-liste oversteg den tid, jeg havde til rådighed. Jeg afprøvede mange løsninger for at blive en mere effektiv leder, og det er disse erfaringer, jeg gerne vil dele med dig i denne artikel.

I mit daglige arbejde er jeg styret af nogle få grundlæggende principper, som hjælper mig med at organisere min tid og øge min produktivitet.

Sæt dig mål

Start fra begyndelsen. Det bliver afgørende at definere dine mål. Men du skal planlægge det med omtanke og overveje, hvilke handlinger der har en reel indflydelse på udviklingen af din virksomhed. Sørg for at fokusere på det, der virkelig betyder noget for væksten i dine produkter og skaber omsætning.

Hvordan gør man det? Prøv SMART-metoden

1. Specifik. I den indledende fase skal du starte med at sætte klare mål og definere, hvad du vil opnå. Målene skal være meget specifikke og utvetydige. Hvis det er muligt, skal du angive de tal, du vil nå. Det vil være et referencepunkt, som du kan vende tilbage til i de næste faser.

2. Målbar. Definer mål, der kan hjælpe med at verificere, om du har nået dine mål. Du skal kunne kontrollere dine fremskridt for at sikre, at du effektivt gennemfører dine planer.

3. Opnåelig. Dine mål skal være en udfordring for dig, men samtidig give dig reelle fordele. Find balancen mellem disse to faktorer. Angiv mål, som du vil være i stand til at nå.

4. Relevant. Det, du stræber efter, skal give mening og være med til at udvikle dine produkter og stimulere væksten i din virksomhed. Det skal være et skridt fremad for dig.

5. Tidsbegrænset. Sæt mål med specifikke tidsrammer. Det er vigtigt, at fristen for at nå målene ikke er for langt væk.

Pareto-princippet

Kun et lille antal af de opgaver, du udfører dagligt, påvirker de effekter, du genererer. Derfor anbefaler jeg, at du fokuserer på opgaver, som realistisk set vil forbedre dine produkters og din virksomheds sundhedstilstand. Tag dig først af disse opgaver, og husk 80/20-princippet.

Hvordan gør man det? Brug Pareto-princippet

Skriv alle dine opgaver fra den sidste måned ned, og tænk over, hvor mange af dem der har forbedret din virksomhed. Ifølge Vilfredo Paretos teori vil du hurtigt opdage, at kun et lille antal af disse opgaver (20%) havde en reel indflydelse på udviklingen af din virksomhed. I fremtiden skal du behandle disse aktiviteter som prioriteter.

Planlæg med omtanke

Pareto-princippet er en af de tilgange, der giver dig mulighed for bedre at styre dine opgaver. Smart planlægning er en anden faktor, der forbedrer din effektivitet og giver dig mulighed for at styre din tid bedre. For at være så effektiv som muligt skal du undgå unødvendige forstyrrelser og forsøge at fokusere på én opgave.

Hvordan gør man det? Fokuser på det, der er vigtigt

• Vigtigt og presserende. Det er disse opgaver, du skal prioritere. De har en strategisk indvirkning på dine produkter. Du bør fokusere din energi på de mest presserende opgaver, fordi din succes afhænger af dig.
• Vigtigt, men ikke presserende. Det er også meget vigtige opgaver, men efter en grundig analyse beslutter du måske, at de kan vente et stykke tid. Prioritering, husk det.
• Det haster, men det er ikke vigtigt. Du har måske en liste med opgaver, der skal gøres, og tror, at du skal gøre dem så hurtigt som muligt, men det er ikke altid korrekt. Disse tilsyneladende presserende ting er sandsynligvis ikke så vigtige som andre opgaver, der venter på dig. Bare rolig - gør dem senere.
• Det haster ikke og er ikke vigtigt. Jeg behøver ikke at forklare det yderligere. Lad være med at udføre disse opgaver, hvis du ikke har tid. Det er enkelt.

Være i stand til at sige "nej"

Alle har noget, de vil have dig til at gøre, med konstante ønsker og forespørgsler. Det ved du godt, ikke? Det er endnu en faktor, der får dig til at miste produktiviteten og komme bagud med det, du nøje planlægger, og dermed det, du ikke når. Det er tid til at sige "nej".

Hvordan gør man det? Vær selvsikker

Hvis du arbejder på noget vigtigt, så fortæl folk, at du snart vil kontakte dem, men IKKE NU. Du skal lære at afvise kravene, fordi distraktioner fra andre medarbejdere er et af de mest almindelige problemer på arbejdspladsen. Prøv at eliminere andre distraktioner som f.eks. internettet eller instant messaging.

Hold styr på din tid

Tidsmåling er ikke mindre vigtigt, fordi du skal vide, hvor lang tid det tager at udføre bestemte opgaver. Du skal være sikker på, at du ikke bruger for meget tid på disse ting. Det er også en god kilde til viden, når man skal arbejde med sin egen effektivitet.

Hvordan gør man det? Brug værktøjerne

Hos Codest bruger vi et værktøj, der hedder Høst til at analysere vores daglige arbejde. Det er et enkelt og intuitivt værktøj, som hjælper med at afklare, hvor meget tid du bruger på specifikke aktiviteter. Jeg er sikker på, at du vil kunne lide det.

Sidste ord

Jeg har beskrevet fem meget enkle regler, som hjælper mig. Hver dag koordinerer jeg flere teams og arbejder med mange mennesker, og denne tilgang virker simpelthen. Jeg håber, at du vil prøve i det mindste nogle af disse tips, og at dit arbejde også vil blive meget mere effektivt.

Læs mere om det:

• Kan A/B-tests være nyttige for din virksomhed?
• Hvorfor fejler tech-startups? Fem (ikke) indlysende almindelige årsager
• Hvorfor skal tech-ledere udvikle bløde kompetencer?