Jak uniknąć opóźnień w projektach?

Branża IT może wydawać się niezwykle prężna i odnosząca sukcesy, ale ten problem jest poważny i może zagrozić wynikom firmy. Projekty IT są jednymi z najtrudniejszych w zarządzaniu. Wiele czynników może mieć wpływ na ostateczny wynik. Wszystkie dostępne badania branżowe pokazują, że skala problemu jest ogromna. Oto kilka interesujących faktów, które pozwolą lepiej zrozumieć zagrożenia:

1. Średnio projekty IT przekraczają początkowo szacowany budżet o 27%.

2. Średnio jeden na sześć projektów IT przekracza budżet nawet o 200%.

3. 55% ankietowanych menedżerów uważa, że główną przyczyną niepowodzeń w projektach IT jest przekroczenie budżetu.

4. Tylko 28% firm wdrażających IT projekt wykorzystuje specjalne techniki dla zarządzanie projektami.

5. Z kolei 77% wysokowydajnych projektów IT jest realizowanych przy wsparciu oprogramowania do zarządzania projektami.

6. Tylko 64% projektów IT faktycznie udaje się wdrożyć wszystkie cele ustalone na początku.

7. Menedżerowie korzystający z dowolnej metodologii zarządzania projektami lepiej radzą sobie z realizacją budżetu, zarządzaniem spotkaniami, koordynacją pracy zespołu i przestrzeganiem harmonogramu.

8. 71% projektów IT jest realizowanych przy użyciu zwinny metodyki zarządzania projektami.

9. 57% projektów IT kończy się niepowodzeniem z powodu wadliwego systemu komunikacji.

Na pierwszy rzut oka prawdopodobnie widzisz już niektóre z typowych błędów, którymi są najczęstsze przyczyny opóźnienia w realizacji projektów IT. Wymienię je, abyś miał pełny obraz najczęstszych zagrożeń:

Budżet

Nieprawidłowe oszacowanie budżetu jest z pewnością jednym z kluczowych czynników. Uważam, że jest to naprawdę istotne wyzwanie w całej branży IT. Co dokładnie mam na myśli? Posłużę się tutaj przykładem. Klient kontaktuje się z software house dla potencjalnej współpracy. Następnie przedstawia swoje cele, założenia projektowe i informuje kierownika projektu o dostępnym budżecie. Często jednak zakres prac jest niewspółmierny do budżetu. I tu pojawia się problem.

Dlatego jestem zwolennikiem innego rozwiązania. Mianowicie we wstępnym procesie estymacji klient i software house mogą zaakceptować założenia, ale muszą mieć świadomość, że mogą one ulec zmianie. Chciałbym podkreślić, że takie podejście nie musi oznaczać znaczących przekroczeń budżetu. W jednym z naszych projektów, który realizowaliśmy dla jednego z naszych klientów z Norwegii, założyliśmy, że proces developmentu zajmie X dni. W efekcie udało nam się dostarczyć pracę 20% szybciej. Sytuacja ta pokazuje, że czasami trudno jest przewidzieć dokładny czas realizacji projektu, a tym samym wielkość budżetu.

Inne założenia projektu

Błędne oszacowanie budżetu to tylko jeden z aspektów projektów, które mogą być źle oszacowane. Czasami wymagania, których oczekuje klient, nie mogą zostać zrealizowane. Zarówno pod względem funkcjonalności, jak i terminu. Działanie w pośpiechu, pod presją czasu, zawsze doprowadzi do negatywnych skutków. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie planowanie, w które zaangażowany jest zarówno klient, jak i software house. Konieczne jest wzajemne zrozumienie i pełna akceptacja przyjętych założeń.

Opóźnienia w projektach IT - zła organizacja pracy

W statystykach, o których wspomniałem powyżej, można zauważyć, że brak odpowiedniego podejścia do zarządzania projektami może mieć poważne konsekwencje. Odpowiednie zarządzanie projektem na każdym etapie, pomaga zorganizować pracę, przydzielić zadania konkretnym osobom i nadzorować efektywność całego procesu. Projekty IT są zazwyczaj złożone, dlatego korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami i organizacji pracy zgodnie z zasadami Agile jest bezcenne.

Brak komunikacji

Jeśli projekt wymaga współpracy obu stron, klienta i software house'u, konieczne jest odpowiednie zaplanowanie całego procesu komunikacji. Chodzi o to, by wymiana komunikatów była w pełni zrozumiała i nie spowalniała prac. Aspekt ten powinien zostać omówiony i zaplanowany przed rozpoczęciem prac deweloperskich. Można ustalić okresowe punkty kontrolne (w razie potrzeby nawet codziennie), podczas których obie strony będą dzielić się przydatnymi informacjami na temat stanu prac. rozwój produktu.

Zmiany klienta

Opowiem krótką historię, która bardzo często powtarza się w naszej branży. Kiedy klient chce z nami współpracować, często przychodzi z gotowym pomysłem. Świetnie, lubimy, gdy klient dokładnie wie, co produkt potrzebuje. Problem polega jednak na tym, że niektóre założenia są z czasem weryfikowane, a klienci zmieniają zdanie. W końcu proszą o coś innego. Wszystko to powoduje znaczne wydłużenie czasu pracy, budżetu, a w konsekwencji stanowi zagrożenie dla całego projektu.

Dlatego dobrym podejściem jest stopniowy rozwój projektu. MVP spełnia te potrzeby. Jest to naprawdę skuteczna metoda, która może również sprawdzić się w przypadku Twojego projektu. Więcej na ten temat można przeczytać w ten artykuł.

Statystyki to nie wszystko! Twój projekt nie musi być opóźniony

Jestem przekonany, że jeśli dokładnie przeanalizujesz wszystkie czynniki, które opisałem w tym artykule, wyciągniesz odpowiednie wnioski, to Twój projekt może zostać zrealizowany z wydajnością 100%.

Podsumowując, zostawiam cię z małą wskazówką z mojego doświadczenia. Zanim rozpoczniesz proces rozwoju swojego produktu, sprawdź dostępne studia przypadków innych projektów, podobnych do Twojego, które zakończyły się sukcesem. Dzięki temu będziesz miał możliwość przeanalizowania dobrych praktyk, które mogą okazać się pomocne. Istnieje wiele sposobów na sprawdzenie innych projektów i produktów. Polecam między innymi Portal sprzęgła.

To wszystko ode mnie. Życzę udanego projektu!

Czytaj więcej:

– Proptech. Szybko rozwijająca się branża. Dlaczego warto mieć ją na oku?