Werken op afstand is momenteel erg populair en we kunnen met een gerust hart aannemen dat deze trend zal blijven groeien. En als we rekening houden met de moeilijkheid om gekwalificeerde ontwikkelaars te werven, realiseren we ons dat managers vaak naar alternatieve oplossingen moeten kijken, outsourcing de baan op verschillende locaties over de hele wereld. Is er iets om bang voor te zijn?

Het antwoord is, helemaal niet. Uiteraard geldt dit alleen als het hele proces van het beheren van het werk van ontwikkelaars op afstand goed georganiseerd is. Dus, wat is de juiste manier om het aan te pakken? We hebben een korte handleiding gemaakt voor CTOs. Als u deze regels volgt, kunt u uw beheer en samenwerking met externe ontwikkelaars optimaliseren.

Stel duidelijke regels op voor samenwerking

“De implementatie van uw project zal zo goed zijn als de mensen die het creëren en het communicatie- en informatie-uitwisselingssysteem dat je zelf plant.“

Heb je deze quote ooit gehoord? Volgens mij is het de waarheid. Het is essentieel om de principes van samenwerking tussen jou (de manager) en een team van ontwikkelaars op afstand, vanaf het allereerste begin van het project. Dit is het basisprincipe.

Waarom is het zo belangrijk? Het idee is dat iedereen in het team precies weet wat zijn rol is, de uitdagingen en doelstellingen van het project begrijpt, deze respecteert en de afgesproken strategie volgt. Dit is het uitgangspunt. De volgende belangrijke stap is beslissen op welke manier je het project wilt managen. In de IT-industrie - vooral in softwareontwikkelingsprojecten - de Agile De Scrum-methodologie is een zeer populair raamwerk voor het beheren van een proces. Dit is een oplossing die ik van harte kan aanbevelen. Op basis van onze ervaring bij Codest geloof ik dat dit de meest effectieve methode voor projectmanagement is. Het stelt je in staat om constante controle te hebben over alle processen in het project en om het werk van het hele team efficiënt te organiseren. Je kunt meer lezen over Scrum in dit artikel.

Zorg voor de vergaderkalender

Remote ontwikkelaars kunnen op verschillende plaatsen in de wereld werken en soms zelfs in verschillende tijdzones. In het belang van uw wederzijds werkcomfort, moet u al uw vergaderingen met betrekking tot de implementatie van het project van tevoren plannen. Het is belangrijk dat beide partijen goed op de hoogte zijn van het actieplan, omdat het op die manier gemakkelijker is om het werk te organiseren en de voortgang bij te houden.

Als je daarom periodieke controlepunten nodig hebt, zet dan een vaste datum in je agenda en stuur de uitnodiging naar het team. Houd er bovendien rekening mee dat het systematiseren van de werktijd een positief effect zal hebben op de efficiëntie van al je werknemers. Het stelt niet veel voor. Je kunt eenvoudig een goed georganiseerde planning maken door je Google agenda te openen en deze te synchroniseren met de accounts van ons team. Dit zal het beheer van het hele proces soepeler laten verlopen.

Tools gebruiken die je helpen je werk te verbeteren

Je kunt verschillende tools gebruiken om een team van externe ontwikkelaars te beheren. Maar laten we eerlijk zijn, er zijn er genoeg beschikbaar op het web. Sommige helpen om het project te beheren, andere om met elkaar te communiceren en weer andere om hun taken te beheren. Om je te helpen bij je keuze, heb ik er een paar geselecteerd die, naar mijn mening, het nuttigst zijn. Ik raad je aan om ze in jouw organisatie te implementeren.

Projectbeheer/taken - Jira, Trello, Todoist, Mavenlink, Harvest, PayDirt, Basecamp.

Opslag van documenten - Jira, Google Drive, TipeHive.

Teleconferenties/online vergaderingen - Apper.in, Slack, Skype.

Alles begint met werving. Vind mensen met wie je wilt samenwerken

Als je een project voor de boeg hebt en nieuwe ontwikkelaars moet aannemen, lees dit punt dan aandachtig. Je hebt hier twee oplossingen. Ofwel besluit u om intern ontwikkelaars of een partner vinden (bijvoorbeeld een softwarebedrijf) om mee samen te werken. Welke oplossing je ook kiest, houd in gedachten dat je moet samenwerken met mensen die je volledig vertrouwt en vergeet niet dat de sleutel duidelijk wederzijds begrip is.

Als je je medewerkers niet vertrouwt, heb je geen kans op succes. Als je geen vertrouwen hebt in je team, is de kans groter dat je een overcontrolerend gedrag ontwikkelt ten opzichte van het werk van je ontwikkelaars en dit zal de kwaliteit van het proces negatief beïnvloeden.

Ken de behoeften van je ontwikkelaars. Organiseer één-op-één gesprekken

Houd uw relaties met ontwikkelaars niet alleen op een strikt werk(project)niveau. Eén-op-één gesprekken geven u de kans om de meningen van uw werknemers over uw werk samen te leren kennen, hun gedachten te leren kennen en te begrijpen hoe u aan hun behoeften kunt voldoen, om zo een comfortabele werkomgeving te creëren. Laten we bijvoorbeeld eens per maand een vergadering of gesprek voorstellen.

Dit is een goede gelegenheid om de tevredenheid van je werknemers te onderzoeken en hun ideeën voor mogelijke verbeteringen te leren kennen. Dit helpt niet alleen om je huidige project aan te passen voor betere kansen op succes, maar geeft je ook nuttige inzichten voor verdere samenwerking. Stelt u zich eens voor dat u in de toekomst misschien nog meer projecten moet opleveren; is het dan niet beter om opnieuw samen te werken met vertrouwde ontwikkelaars (die op hun beurt weer graag met u zouden samenwerken), in plaats van het wervingsproject helemaal opnieuw te beginnen?

Vergeet de samenvattingen niet

Transparantie is ook belangrijk. Om ervoor te zorgen dat het hele team volledig op de hoogte is van het lopende project, is het daarom belangrijk dat ze regelmatig worden geïnformeerd over de ontwikkelingen. In dit geval is de eenvoudigste manier de beste. Stel wekelijks terugkerende samenvattingen op om hen te informeren over de belangrijkste veranderingen en wat er in het bedrijf gebeurt. Zo vergroot je de bewustwording en betrokkenheid van je werknemers.

Vergeet na elke vergadering niet om de agenda samen te vatten. Je hoeft er niet veel tijd aan te besteden. Een kort briefje met 'bullet points' van de besproken onderwerpen is voldoende. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd hebt gezien en kan elk teamlid op elk moment teruggrijpen naar de samenvatting.

Samenvatting

Werken op afstand is de toekomst, onthoud dit! Er is niets om bang voor te zijn. Als je alle punten uit dit artikel in acht neemt, kun je erop vertrouwen dat je project de goede kant op gaat. Tot slot nog een interessant weetje: Wist je dat een werknemer die op afstand werkt waarschijnlijk tot 25% efficiënter is dan een werknemer op kantoor?