CTO Leiðarvísir: Stjórnaðu fjarverandi forriturum á skilvirkan hátt

Fjarvinna er nú mjög vinsælt og við getum með fullri vissu gert ráð fyrir að þessi þróun muni halda áfram að vaxa. Og ef við tökum tillit til erfiðleikanna við að ráða hæfa forritara, þá sjáum við að stjórnendur þurfa oft að leita annarra lausna, outsourcing vinnuna á mismunandi stöðum um allan heim. Er eitthvað að óttast?

Svarið er: alls ekki. Auðvitað gildir þetta aðeins ef allt ferlið við að stýra vinnu fjarverandi forritara er rétt skipulagt. Svo, hvað er rétt nálgun? Við höfum undirbúið stutta leiðbeiningu fyrir CTOs. Að fylgja þessum reglum mun hjálpa þér að hámarka stjórnun þína og samstarf við fjarlæga forritara.

Settu skýr reglur um samstarf

“Innleiðing þín verkefni mun vera eins gott og fólkið sem skapar það og samskiptakerfið og upplýsingaskiptakerfið sem þú sjálfur skipuleggur.“

Hefurðu nokkurn tíma heyrt þessa tilvitnun? Að mínu mati er hún guðspjalls sannleikur. Það er nauðsynlegt að koma á meginreglum um samstarf milli þín (stjórans) og a lið af fjarvinnuforriturum, frá upphafi verkefnisins. Þetta er grundvallarreglan.

Af hverju er þetta svo mikilvægt? Hugmyndin er sú að allir í team viti nákvæmlega hlutverk sitt, skilji áskoranir og markmið verkefnisins, beri virðingu fyrir þeim og fylgi samþykktu stefnu. Þetta er upphafspunkturinn. Næsta mikilvæga skref er að ákveða hvernig þú vilt stjórna verkefninu. Í upplýsingatæknigeiranum – sérstaklega í hugbúnaðarþróun verkefni – hin Sveigjanlegur Scrum-aðferðafræði er mjög vinsælt rammasniðmát til að stjórna ferli. Þetta er lausn sem ég get mælt með að fullu. Miðað við reynslu okkar hjá Codest tel ég að þetta sé áhrifaríkasta aðferðin til að verkefnastjórnun. Það gerir þér kleift að hafa stöðugan stjórn á öllum ferlum verkefnisins og að skipuleggja vinnu alls team á skilvirkan hátt. Þú getur lesið meira um Scrum í þessari grein.

Sjáðu um fundadagatalið

Fjarvinnuforritarar geta unnið á ýmsum stöðum um allan heim og stundum eru þeir jafnvel á mismunandi tímabeltum. Til að tryggja ykkur báðum þægindi í vinnunni ættuð þið að skipuleggja fyrirfram allar fundi sem tengjast framkvæmd verkefnisins. Það er mikilvægt að báðir aðilar séu vel kunnugir aðgerðaáætluninni, því þannig verður auðveldara að skipuleggja vinnuna og fylgjast með framvindu hennar.

Þess vegna, ef þú þarft reglubundna athugunarpunkta, skaltu setja fasta dagsetningu í dagatalinu þínu og senda boðið til team. Auk þess skaltu hafa í huga að kerfisbundin skipulagning vinnutíma mun hafa jákvæð áhrif á skilvirkni allra starfsmanna þinna. Þetta er ekkert mál. Þú getur auðveldlega búið til vel skipulagðan vinnuskema með því að opna Google-dagatalið þitt og samstilla það við reikninga team. Þetta mun gera stjórnun alls ferlisins greiðari.

Notaðu verkfæri sem hjálpa þér að bæta vinnu þína.

Þú getur notað ýmis tæki til að stjórna team af fjarvinnandi forriturum. En verum heiðarleg, það eru mörg þeirra tiltæk á the vefur. Sumir aðstoða við að stjórna verkefninu, aðrir aðstoða við að eiga samskipti sín á milli og enn aðrir sjá um verkefni sín. Til að aðstoða þig við valið hef ég valið nokkur sem, að mínu mati, eru gagnlegust. Ég mæli með að þú innleiðir þau í þinni stofnun.

Verkefnastjórnun/verkefni – Jira, Trello, Todoist, Mavenlink, Harvest, PayDirt, Basecamp.

Skjalageymsla – Jira, Google Drive, TipeHive.

Fjarfundir/netfundir – Apper.in, Slack, Skype.

Allt byrjar með ráðningu. Finndu fólk sem þú vilt vinna með.

Ef þú ert með verkefni framundan og þarft að ráða nýja forritara, lestu þennan punkt vandlega. Þú hefur tvær lausnir hér. Annað hvort ákveður þú að ráða innanhúss þróunaraðila eða finna samstarfsaðila (til dæmis a hugbúnaðarfyrirtæki) til að vinna með. Óháð því hvaða lausn þú velur skaltu hafa í huga að þú verður að vinna með fólki sem þú treystir fullkomlega og ekki gleyma því að lykillinn er skýr gagnkvæm skilningur.

Ef þú treystir ekki starfsmönnum þínum, hefur þú enga möguleika á árangri. Þegar þér skortir traust á team ertu líklegri til að þróa ofstýrandi hegðun gagnvart vinnu forritara þinna og það mun hafa neikvæð áhrif á gæði ferlisins.

Kynntu þér þarfir forritara þinna. Skipuleggðu einstaklingsfundi.

Ekki halda sambandi þínu við forritara eingöngu á ströngu vinnu- (verkefna-) stigi. Ein-til-einn fundir gefa þér tækifæri til að kynnast skoðunum starfsmanna þinna á ykkar samstarfi, fá innsýn í hugsanagang þeirra og skilja hvernig best sé að mæta þörfum þeirra, til að skapa þægilegt vinnuumhverfi. Skulum leggja til fund eða símtal – til dæmis – einu sinni í mánuði.

Þetta er gott tækifæri til að kanna ánægju starfsmanna og kynnast hugmyndum þeirra um mögulegar umbætur. Þetta hjálpar ekki aðeins til við að aðlaga núverandi verkefni þitt til að auka líkur á árangri heldur gefur það einnig gagnlegar upplýsingar fyrir frekari samstarf. Ímyndaðu þér að í framtíðinni gætirðu átt fleiri verkefni til að skila; er það ekki betra að vinna aftur með traustum forriturum (sem myndu aftur njóta þess að vinna með þér), í stað þess að hefja ráðningarferlið frá grunni?

Ekki gleyma samantektunum

Gagnsæi er einnig mikilvægt. Til þess að allir í team hafi fulla vitneskju um verkefnið sem stendur yfir er mikilvægt að þeir séu reglulega upplýstir um framvindu þess. Í þessu tilfelli er einfaldasta leiðin sú besta. Búðu til vikulega yfirlitsskýrslur til að upplýsa þá um mikilvægustu breytingarnar og hvað er að gerast í fyrirtækinu. Þökk sé þessu eykur þú meðvitund og þátttöku starfsmanna.

Eftir hvern fund skaltu ekki gleyma að draga saman dagskrána. Þú þarft ekki að eyða miklum tíma í það. Stutt athugasemd með lykilatriðum um þau mál sem rædd voru dugar. Þannig geturðu verið viss um að þú hafir ekki misst af neinu, og hver meðlimur team getur hvenær sem er snúið aftur til samantektarinnar.

Yfirlit

Fjarvinna er framtíðin, mundu þetta! Það er ekkert að óttast. Ef þú tekur tillit til allra atriða sem nefnd eru í þessari grein geturðu verið viss um að verkefnið þitt sé á réttri leið. Að lokum vil ég skilja þig eftir með áhugaverða staðreynd: Vissir þú að starfsmaður sem vinnur fjarvinnu er líklegur til að vera allt að 25% afkastameiri en starfsmaður á skrifstofu?