Työskentele fiksusti, hallitse tehokkaasti aikaasi ja kehitä menestyksekkäästi liiketoimintaasi.

Oman ajan hallintaa ja tuottavuuden lisäämistä käsittelevät usein esimiehet, jotka haluavat hyödyntää jokaisen minuutin elämässään parhaalla mahdollisella tavalla. Jokin aika sitten kamppailin samankaltaisten haasteiden kanssa. Tehtävälistallani olevien tehtävien määrä ylitti käytettävissäni olevan ajan. Kokeilin monia ratkaisuja, joiden avulla minusta tuli tehokkaampi johtaja, ja juuri nämä kokemukset haluan jakaa kanssasi tässä artikkelissa.

Päivittäisessä työssäni noudatan muutamia perusperiaatteita, jotka auttavat minua järjestämään aikaani ja lisäämään tuottavuuttani.

Aseta tavoitteet

Aloita alusta. Tavoitteiden määrittely on ratkaisevan tärkeää. Sinun on kuitenkin suunniteltava se viisaasti ja mietittävä, millä toimilla on todellista vaikutusta yrityksesi kehitykseen. Varmista, että keskityt siihen, mikä todella näkyy tuotteidesi kasvuna ja tuottaa tuloja.

Miten se tehdään? Kokeile SMART-menetelmää

1. Erityinen. Aloita alkuvaiheessa asettamalla selkeät tavoitteet ja määrittelemällä, mitä haluat saavuttaa. Tavoitteiden on oltava hyvin täsmällisiä ja yksiselitteisiä. Jos mahdollista, määrittele numerot, joihin haluat päästä. Tämä on vertailukohta, johon voit palata seuraavien vaiheiden aikana.

2. Mitattavissa. Määrittele toimenpiteet, joiden avulla voit tarkistaa, oletko saavuttanut tavoitteesi. Sinun on voitava tarkistaa edistymisesi varmistaaksesi, että toteutat suunnitelmasi tehokkaasti.

3. Saavutettavissa. Tavoitteidesi pitäisi olla sinulle haaste, mutta samalla niiden pitäisi tuottaa todellista hyötyä. Löydä tasapaino näiden kahden tekijän välillä. Määrittele tavoitteet, jotka pystyt saavuttamaan.

4. Merkityksellinen. Tavoittelemiesi tavoitteiden on oltava järkeviä, ja niiden on autettava kehittämään tuotteitasi ja edistettävä liiketoimintasi kasvua. Tämän on oltava sinulle askel eteenpäin.

5. Aikaan sidottu. Aseta tavoitteet, joilla on tietty aikataulu. On tärkeää, että tavoitteiden saavuttamisen määräaika ei ole liian kaukana.

Pareto-periaate

Vain pieni osa päivittäin tekemistäsi tehtävistä vaikuttaa tuottamiisi vaikutuksiin. Siksi suosittelen keskittymään tehtäviin, jotka realistisesti parantavat tuotteidesi ja liiketoimintasi terveyttä. Hoida ensin nämä tehtävät ja muista 80/20-periaate.

Miten se tehdään? Käytä Pareto-periaatetta

Kirjoita ylös kaikki viime kuukauden tehtävät ja mieti, kuinka moni niistä on parantanut liiketoimintaasi. Vilfredo Pareton teorian mukaisesti huomaat hyvin nopeasti, että vain pienellä osalla näistä tehtävistä (20%) oli todellinen vaikutus liiketoimintasi kehitykseen. Käsittele näitä toimintoja jatkossa ensisijaisina.

Suunnittele viisaasti

Pareto-periaate on yksi lähestymistapa, jonka avulla voit hallita tehtäviäsi paremmin. Älykäs suunnittelu on toinen tekijä, joka parantaa tehokkuutta ja antaa sinulle mahdollisuuden hallita aikaasi paremmin. Jotta voisit olla mahdollisimman tehokas ja tuloksellinen, vältä turhia häiriötekijöitä ja yritä keskittyä yhteen tehtävään.

Miten se tehdään? Keskity siihen, mikä on tärkeää

• Tärkeää ja kiireellistä. Nämä ovat tehtäviä, jotka sinun pitäisi asettaa tärkeysjärjestykseen. Niillä on strateginen vaikutus tuotteisiisi. Sinun tulisi keskittää energiasi kiireellisimpiin tehtäviin, koska menestyksesi riippuu niistä.
• Tärkeää, mutta ei kiireellistä. Nämäkin ovat hyvin tärkeitä tehtäviä, mutta huolellisen analyysin jälkeen saatat päättää, että ne voivat odottaa jonkin aikaa. Muista priorisointi.
• Kiireellinen, mutta ei tärkeä. Sinulla saattaa olla lista tehtävistä, jotka sinun on tehtävä, ja ajattelet, että sinun on tehtävä ne heti, mutta tämä ei aina pidä paikkaansa. Nämä kiireellisiltä tuntuvat asiat eivät luultavasti ole yhtä tärkeitä kuin muut sinua odottavat tehtävät. Älä huoli - tee ne myöhemmin.
• Ei kiireellinen eikä tärkeä. Minun ei tarvitse selittää tätä enempää. Älä tee näitä tehtäviä, jos sinulla ei ole aikaa. Yksinkertaista.

Pystyä sanomaan "ei"

Kaikilla on sinulle jotain tekemistä, ja sinulla on jatkuvasti toiveita ja pyyntöjä. Sinä tiedät sen, eikö niin? Tämä on toinen tekijä, joka saa teidät menettämään tuottavuutenne ja jäämään jälkeen siitä, mitä suunnittelette tunnollisesti, ja näin ollen siitä, mitä ette saavuta. On aika sanoa "ei".

Miten se tehdään? Ole itsevarma

Jos sinulla on jokin tärkeä asia työn alla, kerro ihmisille, että otat heihin yhteyttä pian, mutta EI NYT. Sinun on opittava kieltäytymään vaatimuksista, koska muiden työntekijöiden aiheuttamat häiriötekijät ovat yksi yleisimmistä ongelmista työssä. Yritä eliminoida muut häiriötekijät, kuten internet tai pikaviestit.

Seuraa aikaasi

Ajan mittaaminen on yhtä tärkeää, koska sinun on tiedettävä, kuinka kauan tiettyjen tehtävien suorittaminen kestää. Sinun on oltava varma, ettet käytä liikaa aikaa näiden asioiden tekemiseen. Se on myös loistava tietolähde oman tehokkuutesi työstämiseen.

Miten se tehdään? Käytä työkaluja

Codestissa käytämme työkalua nimeltä Sadonkorjuu analysoimaan jokapäiväistä työtämme. Se on yksinkertainen ja intuitiivinen työkalu, joka auttaa selvittämään, kuinka paljon aikaa käytät tiettyihin toimintoihin. Pidät siitä varmasti.

Viimeiset sanat

Olen kuvannut viisi todella yksinkertaista sääntöä, jotka auttavat minua. Koordinoin päivittäin useita tiimejä ja työskentelen monien ihmisten kanssa, ja tämä lähestymistapa yksinkertaisesti toimii. Toivon, että kokeilet ainakin osaa näistä vinkeistä, ja sinunkin työstäsi tulee paljon tehokkaampaa.

Lue lisää:

• Voisiko A/B-testeistä olla hyötyä yrityksellesi?
• Miksi teknologiset startup-yritykset epäonnistuvat? Viisi (ei) itsestäänselvää yleistä syytä
• Miksi teknologiajohtajien pitäisi kehittää pehmeitä taitoja?