Pracuj mądrze, efektywnie zarządzaj swoim czasem i skutecznie rozwijaj swój biznes.

Temat zarządzania własnym czasem i zwiększania produktywności jest często poruszany przez menedżerów, którzy chcą jak najlepiej wykorzystać każdą minutę swojego życia. Jakiś czas temu zmagałem się z podobnymi wyzwaniami. Liczba zadań na mojej liście rzeczy do zrobienia przekraczała dostępny czas. Przetestowałem wiele rozwiązań, które pomogły mi stać się bardziej efektywnym menedżerem i właśnie tymi doświadczeniami chciałbym podzielić się z wami w tym artykule.

W codziennej pracy kieruję się kilkoma podstawowymi zasadami, które pomagają mi organizować czas i zwiększać produktywność.

Wyznacz cele

Zacznij od początku. Określenie swoich celów będzie kluczowe. Musisz jednak zaplanować to mądrze i o tym, jakie działania mają realny wpływ na rozwój Twojego biznesu. Upewnij się, że skupiasz się na tym, co faktycznie przekłada się na rozwój Twoich produktów i generuje przychody.

Jak to zrobić? Wypróbuj metodę SMART

1. Specyficzne. Na początkowym etapie zacznij od ustalenia jasnych celów i określenia tego, co chcesz osiągnąć. Cele muszą być bardzo konkretne i jednoznaczne. Jeśli to możliwe, określ liczby, które chcesz osiągnąć. Będzie to punkt odniesienia, do którego będziesz mógł wracać na kolejnych etapach.

2. Mierzalne. Zdefiniuj mierniki, które pomogą zweryfikować, czy osiągnąłeś swoje cele. Musisz być w stanie sprawdzić swoje postępy, aby upewnić się, że skutecznie wdrażasz swoje plany.

3. Osiągalne. Twoje cele powinny być dla Ciebie wyzwaniem, ale jednocześnie dawać realne korzyści. Znajdź równowagę między tymi dwoma czynnikami. Określ cele, które będziesz w stanie osiągnąć.

4. Istotne. To, do czego dążysz, musi mieć sens i pomagać rozwijać Twoje produkty oraz stymulować wzrost biznesu. To musi być dla ciebie krok naprzód.

5. Określone w czasie. Wyznaczaj cele z określonymi ramami czasowymi. Ważne jest, aby termin osiągnięcia celów nie był zbyt odległy.

Zasada Pareto

Tylko niewielka liczba zadań, które wykonujesz na co dzień, wpływa na generowane przez Ciebie efekty. Dlatego zalecam skupienie się na zadaniach, które realnie poprawią kondycję Twoich produktów i biznesu. Najpierw zajmij się tymi zadaniami i pamiętaj o zasadzie 80/20.

Jak to zrobić? Wykorzystaj zasadę Pareto

Spisz wszystkie swoje zadania z ostatniego miesiąca i zastanów się, ile z nich usprawniło Twój biznes. Bardzo szybko zauważysz, zgodnie z teorią Vilfredo Pareto, że tylko niewielka liczba tych zadań (20%) miała realny wpływ na rozwój Twojej firmy. W przyszłości traktuj te działania jako priorytetowe.

Mądrze planuj

Zasada Pareto to jedno z podejść, które pozwoli ci lepiej zarządzać zadaniami. Inteligentne planowanie to kolejny czynnik, który poprawia wydajność i pozwala lepiej zarządzać czasem. Aby być tak skutecznym i wydajnym, jak to tylko możliwe, unikaj niepotrzebnego rozpraszania uwagi i staraj się skupić na jednym zadaniu.

Jak to zrobić? Skup się na tym, co ważne

• Ważne i pilne. Są to zadania, którym należy nadać priorytet. Mają one strategiczny wpływ na Twoje produkty. Powinieneś skupić swoją energię na najpilniejszych zadaniach, ponieważ Twój sukces zależy od Ciebie.
• Ważne, ale nie pilne. Są to również bardzo ważne zadania, ale po dokładnej analizie możesz zdecydować, że mogą chwilę poczekać. Priorytetyzacja, pamiętaj.
• Pilne, ale nie ważne. Możesz mieć listę zadań do wykonania i myśleć, że musisz je zrobić jak najszybciej, ale nie zawsze jest to prawda. Te pozornie pilne rzeczy prawdopodobnie nie są tak ważne, jak inne zadania, które na ciebie czekają. Nie martw się - zrób je później.
• Nie pilne i nie ważne. Nie muszę tego dalej wyjaśniać. Nie wykonuj tych zadań, jeśli nie masz na to czasu. Proste.

Umiejętność mówienia "nie"

Każdy ma coś do zrobienia, ciągle czegoś chce i o coś prosi. Wiesz o tym, prawda? To kolejny czynnik, który sprawia, że tracisz produktywność i zostajesz w tyle z tym, co skrupulatnie planujesz, a w konsekwencji z tym, czego nie udaje Ci się osiągnąć. Nadszedł czas, aby powiedzieć "nie".

Jak to zrobić? Bądź asertywny

Jeśli pracujesz nad czymś ważnym, powiedz ludziom, że skontaktujesz się z nimi wkrótce, ale NIE TERAZ. Musisz nauczyć się odmawiać, ponieważ rozpraszanie uwagi przez innych pracowników jest jednym z najczęstszych problemów w pracy. Postaraj się wyeliminować inne czynniki rozpraszające, takie jak Internet czy komunikatory internetowe.

Śledź swój czas

Pomiar czasu jest nie mniej ważny, ponieważ trzeba wiedzieć, ile czasu zajmuje wykonanie określonych zadań. Musisz mieć pewność, że nie poświęcasz na nie zbyt wiele czasu. Jest to również świetne źródło wiedzy do pracy nad własną wydajnością.

Jak to zrobić? Użyj narzędzi

W Codest używamy narzędzia o nazwie Żniwa do analizy naszej codziennej pracy. Jest to proste i intuicyjne narzędzie, które pomaga wyjaśnić, ile czasu spędzasz na określonych czynnościach. Jestem pewien, że ci się spodoba.

Ostatnie słowa

Opisałem pięć naprawdę prostych zasad, które mi pomagają. Na co dzień koordynuję kilka zespołów i pracuję z wieloma osobami, a to podejście po prostu działa. Mam nadzieję, że wypróbujesz przynajmniej niektóre z tych wskazówek, a Twoja praca również stanie się znacznie bardziej efektywna.

Czytaj więcej:

• Czy testy A/B mogą być przydatne dla Twojej firmy?
• Dlaczego startupy technologiczne upadają? Pięć (nieoczywistych) najczęstszych powodów
• Dlaczego liderzy technologiczni powinni rozwijać umiejętności miękkie?