Miten Google Apps voi säästää aikaasi?

Tässä artikkelissa haluan tarkastella Google Spreadsheets -sovellusta lähemmin ja näyttää, miten siitä voi tehdä entistäkin älykkäämmän Google Apps Scriptin avulla.

Kuvittele, että työsi on jonkun muun työn valvomista, mikä yleensä johtaa raporttien kirjoittamiseen. Haluat pitää asiat vakiomuotoisina ja yleisinä, joten olet luonut taulukkolaskentaohjelman, jossa on luettelo valvottavista asioista ja joitakin soluja kommentteja varten. Oletetaan, että olet vastuussa digitaalisen työn laadusta. tuote. Silloin taulukkosi voi näyttää tältä:

Yllä olevassa esimerkissä näkyy useita asioita:

• ominaisuuden nimi ("Käyttäjän kirjautumislomake") ja numero (esim. toiminnanohjausjärjestelmästä),
• luettelo näkökohdista, jotka sinun on tarkistettava ja joista sinun on annettava palautetta ("Alue"-sarake),
• joitakin tyhjiä kenttiä johtopäätöksiäsi varten ("Kommentti"-sarake).

Tämän arkin nimi on "Raporttigeneraattori", koska aion näyttää sinulle, miten tästä asiakirjasta voi kehittyä todella hyödyllinen työkalu, jonka avulla voit arvioida jonkun henkilön työtulosten laatua.

Jos haluat ilmaista joitakin tuloksia määrällisesti, paras vaihtoehto olisi luultavasti käyttää asteikkoa, esimerkiksi 1-10 pistettä, tai jotain vastaavaa.

Luodaan uusi arkki samaan asiakirjaan, kutsutaan sitä nimellä "Config" ja määritellään se suojatuksi (tai ainakin liitetään sen nimeen avainlukko-emoji). Tämä arkki on tarkoitettu vain joidenkin ennalta määritettyjen asetusten säilyttämiseen, kuten alla olevien:

Nyt voit laittaa nämä arvot joihinkin pudotusvalikkoihin ikkunassa Raporttigeneraattori arkki käyttämällä Tietojen validointi ominaisuus. Tässä löydät ohjeita tämän toteuttamiseksi:

Kun olet tehnyt tämän, voit helposti muuntaa luokitukset numeerisiksi arvoiksi käyttämällä komentoa IF kaava. Taulukkolaskentataulukkosi pysyy ihmisystävällisenä ja johtopäätöksesi ovat samalla kvantifioituja (eli mitattavissa ja vertailukelpoisia).

Tämä asiakirja on siisti, mutta kuvittele, mitä tapahtuu, kun laajuus teidän tarkastus kasvaa ja sinulla on satoja asioita tarkistettavana. Voit tallentaa tyhjän lomakemallin ja kopioida sen aina, kun haluat tehdä uuden raportin, mutta asiakirjaluetteloiden ja laskentataulukon välillä vaihtaminen on hyvin ärsyttävää. Tässä vaiheessa alat miettiä automatisointia.

Nyt on täydellinen aika aloittaa seikkailu Google Apps Scriptin kanssa!

Ennen kuin aloitamme koodauksen, valmistellaan painikkeita massatoimintoja varten. Yllä olevan esimerkin mukaan:

• merkitse kaikki kohteet "täydelliseksi", - merkitse kaikki kohteet "täydelliseksi", - merkitse kaikki kohteet
• merkitse kaikki "Tarvitaan parannuksia", - merkitse kaikki "Tarvitaan parannuksia".
• merkitse kaikki "Ei voida hyväksyä".
• nollaa kaikki (asettaa arvon tyhjäksi merkkijonoksi).

Lisäksi tarvitsemme yhden ylimääräisen toiminnon uuden tiedoston tallentamiseksi, kun tarkastus on valmis.

Laajennetaan ensin Raporttigeneraattori painikkeita sisältävän toiminnallisen alueen kanssa.

Sitten käyttämällä Lisää -> Piirustuslisätään painikkeet yksi kerrallaan.

Esimerkkidokumenttimme pitäisi näyttää tältä:

Olemme valmiita lisäämään logiikkaa tähän kauniiseen käyttöliittymään! Aloittaminen on hyvin helppoa - valitse vain Työkalut -> Skriptieditori ylävalikossa, ja selain siirtyy uuteen korttiin.

Editorin käyttöliittymä on hyvin intuitiivinen. Jos olet perehtynyt mihinkään koodi editorilla, sinun on helppo nimetä tiedostosi uudelleen tai luoda uusi tiedosto (Tiedosto -> Uusi -> Skriptitiedosto).

Google Apps Script ei ole muuta kuin JavaScript:n serkku. Jos osaat JS:n, voit myös saavuttaa GS-pätevyyden!

Ensimmäinen askel on kerätä kaikki mahdollisesti tarvittavat viitteet yhteen paikkaan ja antaa niille mielekkäät nimet. Aloitamme globaaleista muuttujista poistamalla oletusarvoisen myFunction ja kirjoittamalla jotain hyödyllisempää Code.gs tiedosto.

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

// arkkiviittaukset

var report = spreadsheet.getSheets()[0]
var config = spreadsheet.getSheets()[1]

Yllä oleva koodi on melko itsestään selvä, mutta jotta se olisi täysin selkeä:

• SpreadsheetApp luokka on käytettävissä globaalissa kontekstissa,
• getActiveSpreadsheet metodin avulla voimme saada viittauksen laskentataulukkoon, jota käsittelemme,
• getSheets menetelmää kutsutaan Taulukkolaskenta palauttaa tämän laskentataulukon arkkien joukon; esimerkissämme se palauttaa [Raporttigeneraattori arkki, Config sheet] array.

Nyt voimme edetä pidemmälle ja poimia hyödyllisiä tietoja taulukkolaskentaohjelmastamme.

// muokattava alue (solut, joissa on pudotusvalikot)

var dropdowns = report.getRange('C4:C13')

// solu, jossa on alaotsikko (ominaisuuden nimi)

var featureName = report.getRange('B2').getValue()

// asetukset 'Config'-arkista
// huomaa, että voit antaa yhden solun getRange()-metodille.
// ja vaihtoehtojen muuttaminen ei vaikuta skriptin toiminnallisuuteen.

var values = {
unacceptable: config.getRange('A2').getValue(),
improvements_needed: config.getRange('A3').getValue(),
perfect: config.getRange('A4').getValue(),
empty: ''
};

Ainoa asia, joka on vielä koodattavana, on niiden toimintojen määrittely, jotka haluamme määrittää painikkeillemme.

// painikkeiden toiminnot

function allPerfect() {
dropdowns.setValue(values.perfect)
}

function allNeedImprovements() {
dropdowns.setValue(values.improvements_needed)
}

function allUnacceptable() {
dropdowns.setValue(values.unacceptable)
}

function clear() {
dropdowns.setValue(values.empty)
}

function copy() {
var copy = spreadsheet.copy(featureName + ' - report')

// Nyt olemme kopioineet kaksi arkkia, joilla on samat arvot.
// mutta vaihtaneet nimensä (päätteellä "copy"),
// tässä tapauksessa meidän on annettava niille alkuperäiset nimet.

// Nimeä raporttiarkki uudelleen
copy.getSheets()[0].setName(report.getName())

// Nimeä config-arkki uudelleen
copy.getSheets()[1].setName(config.getName())
}

The copy() menetelmä luo automaattisesti uuden laskentataulukon nimeltä (esimerkissämme) "Käyttäjän kirjautumislomake - raportti", aivan nykyisen vieressä.

Määritä metodimme aiemmin luotuihin painikkeisiin. Valitse Määritä käsikirjoitus napin oikealla painikkeella napsauttamisen jälkeen...

...ja kirjoita metodin nimi, tässä se on allPerfect

Sinun ei tarvitse sulkea generaattoria. Käytä bulkkitoimintoja valmistellaksesi lomakkeen uutta raporttia varten, muuta ominaisuuden nimi ja tallenna sitten toinen kopio!

Mahdollisuudet Google Apps Script ovat niin laajoja, että niiden kaikkien käsitteleminen vaatisi kokonaisen artikkelisarjan. Jos olet kiinnostunut toimistotyösi optimoinnista, tutustu rohkeasti viralliset asiakirjat ja tee lakanoista entistäkin älykkäämmät!

On olemassa joitakin todella hyödyllisiä hakkereita, kuten tämä osoitteesta xfanatical.com Google-taulukon viemisestä PDF-tiedostoksi.

Tässä artikkelissa kuvattu esimerkki on täällä. Toivottavasti pidät siitä. Pidä hauskaa!