Trabalhar de forma inteligente, gerir eficazmente o seu tempo e desenvolver com êxito a sua atividade

O tema da gestão do seu próprio tempo e do aumento da produtividade é frequentemente abordado por gestores que pretendem tirar o melhor partido de cada minuto das suas vidas. Há algum tempo, debati-me com desafios semelhantes. O número de tarefas na minha lista de afazeres excedia o tempo que eu tinha disponível. Testei muitas soluções para me ajudar a ser um gestor mais eficaz e são essas experiências que gostaria de partilhar convosco neste artigo.

No meu trabalho quotidiano, oriento-me por alguns princípios básicos que me ajudam a organizar o meu tempo e a aumentar a minha produtividade.

Definir objectivos

Comece pelo princípio. Definir os seus objectivos será crucial. No entanto, tem de planear isto de forma sensata e sobre quais as acções que têm um impacto real no desenvolvimento da sua empresa. Certifique-se de que se concentra naquilo que realmente se traduz no crescimento dos seus produtos e gera receitas.

Como o fazer? Experimente o método SMART

1. Específicos. Na fase inicial, comece por estabelecer objectivos claros e definir o que pretende alcançar. Os objectivos devem ser muito específicos e inequívocos. Se possível, especifique os números que pretende atingir. Este será um ponto de referência ao qual poderá regressar nas fases seguintes.

2. Mensurável. Defina medidas que ajudem a verificar se os seus objectivos foram atingidos. Deve ser capaz de verificar o seu progresso para garantir que está a implementar eficazmente os seus planos.

3. Realizável. Os seus objectivos devem ser um desafio para si, mas ao mesmo tempo trazer benefícios reais. Encontre o equilíbrio entre estes dois factores. Especifique objectivos que será capaz de atingir.

4. Relevante. Os seus objectivos devem fazer sentido e ajudar a desenvolver os seus produtos e a estimular crescimento das empresas. Isto deve ser um passo em frente para si.

5. Prazo. Definir objectivos com prazos específicos. É importante que o prazo para atingir os objectivos não esteja demasiado distante.

O princípio de Pareto

Apenas um pequeno número de tarefas que realiza diariamente afecta os efeitos que gera. É por isso que recomendo que se concentre nas tarefas que irão melhorar de forma realista a saúde dos seus produtos e da sua empresa. Em primeiro lugar, ocupe-se dessas tarefas e lembre-se do princípio 80/20.

Como o fazer? Utilizar o princípio de Pareto

Anote todas as suas tarefas do último mês e pense em quantas delas melhoraram a sua atividade. De acordo com a teoria de Vilfredo Pareto, rapidamente se aperceberá que apenas um pequeno número destas tarefas (20%) teve um impacto real no desenvolvimento da sua empresa. No futuro, trate estas actividades como prioridades.

Planear sabiamente

O princípio de Pareto é uma das abordagens que lhe permitirá gerir melhor as suas tarefas. O planeamento inteligente é outro fator que melhora a sua eficiência e lhe permite gerir melhor o seu tempo. Para ser tão eficaz e eficiente quanto possível, evite distracções desnecessárias e tente concentrar-se numa única tarefa.

Como o fazer? Concentrar-se no que é importante

• Importante e urgente. Estas são as tarefas a que deve dar prioridade. Elas têm um impacto estratégico nos seus produtos. Deve concentrar a sua energia nas tarefas mais urgentes porque o seu sucesso depende de si.
• Importante, mas não urgente. Estas tarefas também são muito importantes, mas após uma análise cuidadosa, pode decidir que podem esperar um pouco. Priorização, lembre-se.
• Urgente, mas não importante. Pode ter uma lista de tarefas para fazer e pensar que tem de as fazer o mais rapidamente possível, mas isso nem sempre é correto. Essas coisas aparentemente urgentes provavelmente não são tão importantes como outras tarefas que estão à sua espera. Não se preocupe - faça-as mais tarde.
• Não é urgente e não é importante. Não preciso de explicar mais nada. Não façam estas tarefas se não tiverem tempo. Simples.

Ser capaz de dizer "não"

Toda a gente tem algo para fazer, com desejos e pedidos constantes. Sabe disso, não é? Este é mais um fator que o faz perder produtividade e ficar para trás naquilo que planeia escrupulosamente e, consequentemente, naquilo que não consegue realizar. Está na altura de dizer "não".

Como o fazer? Ser assertivo

Se estiver a trabalhar em algo importante, diga às pessoas que as contactará em breve, mas NÃO AGORA. Tem de aprender a recusar os pedidos porque as distracções de outros empregados são um dos problemas mais comuns no trabalho. Tente eliminar outras distracções, como a Internet ou as mensagens instantâneas.

Controlar o seu tempo

A medição do tempo não é menos importante, porque é necessário saber quanto tempo é necessário para concluir tarefas específicas. É preciso ter a certeza de que não se está a gastar demasiado tempo a fazer essas tarefas. É também uma óptima fonte de conhecimento para trabalhar na sua própria eficiência.

Como o fazer? Utilizar as ferramentas

Na Codest, utilizamos uma ferramenta chamada Colheita para analisar o nosso trabalho quotidiano. É uma ferramenta simples e intuitiva que ajuda a clarificar quanto tempo gastamos em actividades específicas. Tenho a certeza de que vai gostar.

Palavras finais

Descrevi cinco regras muito simples que me ajudam. Todos os dias coordeno várias equipas e trabalho com muitas pessoas, e esta abordagem simplesmente funciona. Espero que experimente pelo menos algumas destas dicas e que o seu trabalho também se torne muito mais eficaz.

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