Como evitar atrasos nos projectos?

O Setor das TI pode parecer extremamente próspero e bem sucedido, mas este problema é grave e pode ameaçar o resultado de uma empresa. Os projectos de TI são dos tipos mais difíceis de gerir. Muitos factores podem afetar o resultado final. Todos os estudos disponíveis no sector mostram que a escala do problema é extensa. Eis alguns factos interessantes que lhe permitirão compreender melhor as ameaças:

1. Em média, os projectos de TI excedem o orçamento inicialmente previsto em 27%.

2. Em média, um em cada seis projectos de TI excede o orçamento em até 200%.

3. 55% dos gestores inquiridos consideram que a principal razão para o fracasso dos projectos de TI se deve à ultrapassagem do orçamento.

4. Apenas 28% das empresas que estão a implementar um sistema informático projeto utiliza técnicas especiais para gestão de projectos.

5. Por sua vez, 77% dos projectos informáticos de elevado desempenho são implementados com o apoio de software de gestão de projectos.

6. Apenas 64% dos projectos de TI conseguem efetivamente implementar todos os objectivos definidos no início.

7. Os gestores que utilizam qualquer metodologia de gestão de projectos podem lidar melhor com a execução do orçamento, a gestão das reuniões, a coordenação do trabalho da equipa e o cumprimento do calendário.

8. 71% dos projectos de TI são implementados utilizando ágil metodologias de gestão de projectos.

9. 57% dos projectos de TI falham devido a um sistema de comunicação deficiente.

À primeira vista, é provável que já veja alguns dos erros típicos, que são os motivos mais comuns para atrasos na execução de projectos informáticos. Vou enumerá-las para que fique com uma ideia completa das ameaças mais comuns:

Orçamento

A estimativa incorrecta do orçamento é certamente um dos principais factores. Penso que este é um desafio realmente significativo em todo o sector das TI. O que quero dizer exatamente? Vou utilizar um exemplo. O cliente contacta a software house para uma potencial cooperação. Em seguida, apresenta os seus objectivos, os pressupostos do projeto e informa o gestor do projeto sobre a sua disponibilidade orçamental. No entanto, o âmbito do trabalho é muitas vezes desproporcionado em relação ao orçamento. E é aqui que surge o problema.

É por isso que sou apologista de uma solução diferente. Nomeadamente, no processo de estimativa inicial, o cliente e a software house podem aceitar os pressupostos, mas devem estar conscientes de que estes podem mudar. Gostaria de sublinhar que esta abordagem não implica necessariamente derrapagens orçamentais significativas. Num dos nossos projectos, que implementámos para um dos nossos clientes da Noruega, assumimos que o processo de desenvolvimento demorará X dias. Como resultado, conseguimos entregar a obra 20% mais rapidamente. Esta situação mostra que, por vezes, é difícil prever o tempo exato do projeto e, consequentemente, a dimensão do orçamento.

Outros pressupostos do projeto

A estimativa orçamental incorrecta é apenas um dos aspectos dos projectos que podem ser incorretamente estimados. Por vezes, os requisitos que o cliente espera não podem ser cumpridos. Tanto em termos de funcionalidade como de prazo. Uma ação apressada, sob a pressão do tempo, terá sempre efeitos negativos. A chave do sucesso é um planeamento adequado em que tanto o cliente como a empresa de software estejam envolvidos. É necessário compreenderem-se mutuamente e aceitarem plenamente os pressupostos assumidos.

Atrasos nos projectos informáticos - má organização do trabalho

Nas estatísticas que mencionei acima, deve ter reparado que a falta de uma abordagem adequada à gestão de projectos pode ter consequências graves. Uma gestão de projectos adequada, em todas as fases, ajuda a organizar o trabalho, a atribuir tarefas a pessoas específicas e a supervisionar a eficácia de todo o processo. Os projectos de TI são normalmente complexos, pelo que a utilização de ferramentas para a gestão de projectos e a organização do trabalho segundo os princípios Agile não tem preço.

Falta de comunicação

Se o projeto requer a cooperação de ambas as partes, cliente e software house, é necessário planear adequadamente todo o processo de comunicação. O objetivo é trocar mensagens que sejam totalmente compreensíveis e não atrasem o trabalho. Este aspeto deve ser discutido e planeado antes do início do trabalho de desenvolvimento. Pode definir pontos de controlo periódicos (mesmo diários, se necessário), durante os quais ambas as partes partilharão informações úteis sobre o estado do projeto. desenvolvimento de produtos.

Alterações de clientes

Vou contar-vos uma pequena história que se repete com muita frequência no nosso sector. Quando um cliente quer colaborar com nósO cliente tem uma ideia pronta. Ótimo, gostamos quando o cliente sabe exatamente o que produto necessidades. No entanto, o problema é que alguns pressupostos são verificados ao longo do tempo e os clientes mudam de ideias. Acabam por pedir algo diferente. Tudo isto provoca um prolongamento considerável do tempo de trabalho, do orçamento e, consequentemente, constitui uma ameaça para todo o projeto.

Por conseguinte, uma boa abordagem é o desenvolvimento gradual do projeto. MVP responde a estas necessidades. Este é um método realmente eficaz que também pode funcionar para o seu projeto. Pode ler mais sobre este método em este artigo.

As estatísticas não são tudo! O seu projeto não tem de sofrer atrasos

Estou convencido de que, se analisar cuidadosamente todos os factores que descrevi neste artigo, tirará as conclusões adequadas e o seu projeto poderá ser realizado com a eficiência 100%.

Para concluir, deixo-lhe uma pequena dica da minha experiência. Antes de iniciar o processo de desenvolvimento do seu produto, consulte os estudos de caso disponíveis de outros projectos, semelhantes ao seu, que foram bem sucedidos. Graças a isso, terá a oportunidade de analisar boas práticas que podem ser úteis. Há muitas formas de consultar outros projectos e produtos. Recomendo, entre outras, a Portal Clutch.

É tudo da minha parte. Desejo-lhe um projeto de sucesso!

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