Arbeid smart, administrer tiden din effektivt og utvikle virksomheten din på en vellykket måte

Temaet styring av egen tid og økt produktivitet er ofte tatt opp av ledere som ønsker å utnytte hvert minutt i livet på best mulig måte. For en tid tilbake slet jeg med lignende utfordringer. Antallet oppgaver på huskelisten oversteg tiden jeg hadde til rådighet. Jeg testet mange løsninger for å bli en mer effektiv leder, og det er disse erfaringene jeg vil dele med deg i denne artikkelen.

I det daglige arbeidet mitt følger jeg noen grunnleggende prinsipper som hjelper meg med å organisere tiden min og øke produktiviteten.

Sett deg mål

Begynn med begynnelsen. Å definere målene dine vil være avgjørende. Du må imidlertid planlegge dette med omhu, og du må tenke på hvilke handlinger som har en reell innvirkning på utviklingen av virksomheten din. Sørg for at du fokuserer på det som virkelig fører til vekst i produktene dine og genererer inntekter.

Hvordan gjør man det? Prøv SMART-metoden

1. Spesifikk. I den innledende fasen bør du begynne med å sette deg klare mål og definere hva du ønsker å oppnå. Målene må være svært spesifikke og entydige. Spesifiser om mulig tallene du ønsker å nå. Dette vil være et referansepunkt som du kan gå tilbake til i de neste fasene.

2. Målbar. Definer tiltak som kan bidra til å verifisere om du har nådd målene dine. Du må kunne kontrollere fremdriften for å sikre at du gjennomfører planene dine på en effektiv måte.

3. Oppnåelig. Målene dine skal være en utfordring for deg, men samtidig gi deg reelle fordeler. Finn balansen mellom disse to faktorene. Sett deg mål som du vil være i stand til å oppnå.

4. Relevant. Det du streber etter, må gi mening og bidra til å utvikle produktene dine og stimulere til vekst i virksomheten. Dette må være et skritt fremover for deg.

5. Tidsavgrenset. Sett deg mål med spesifikke tidsrammer. Det er viktig at fristen for å nå målene ikke er for langt unna.

Pareto-prinsippet

Bare et fåtall av oppgavene du gjør hver dag, påvirker effekten du genererer. Derfor anbefaler jeg at du fokuserer på de oppgavene som realistisk sett vil forbedre helsen til produktene og virksomheten din. Ta deg av disse oppgavene først, og husk 80/20-prinsippet.

Hvordan gjør man det? Bruk Pareto-prinsippet

Skriv ned alle oppgavene dine fra den siste måneden, og tenk over hvor mange av dem som har forbedret virksomheten din. Du vil raskt legge merke til, i tråd med Vilfredo Paretos teori, at bare et lite antall av disse oppgavene (20%) hadde en reell innvirkning på utviklingen av virksomheten din. I fremtiden bør du prioritere disse aktivitetene.

Planlegg klokt

Pareto-prinsippet er en av tilnærmingene som gjør det mulig for deg å håndtere oppgavene dine på en bedre måte. Smart planlegging er en annen faktor som øker effektiviteten og gjør at du kan disponere tiden din bedre. For å være så effektiv som mulig bør du unngå unødvendige distraksjoner og prøve å fokusere på én oppgave.

Hvordan gjør man det? Fokuser på det som er viktig

• Viktig og presserende. Det er disse oppgavene du bør prioritere. De har en strategisk innvirkning på produktene dine. Du bør fokusere energien din på de mest presserende oppgavene, fordi suksessen din avhenger av deg.
• Viktig, men ikke presserende. Dette er også svært viktige oppgaver, men etter en grundig analyse kan det hende du bestemmer deg for at de kan vente en stund. Prioritering, husk det.
• Det haster, men er ikke viktig. Du har kanskje en liste over oppgaver du må gjøre og tror at du må gjøre dem så fort som mulig, men det er ikke alltid riktig. Disse tilsynelatende presserende tingene er sannsynligvis ikke like viktige som andre oppgaver som venter på deg. Ikke bekymre deg - gjør dem senere.
• Det haster ikke og er ikke viktig. Jeg trenger ikke å forklare dette nærmere. Ikke gjør disse oppgavene hvis du ikke har tid. Det er enkelt.

Være i stand til å si "nei"

Alle har noe å gjøre for deg, med stadige ønsker og forespørsler. Du vet det, ikke sant? Dette er en annen faktor som gjør at du mister produktiviteten og kommer på etterskudd med det du nøye planlegger, og følgelig det du ikke klarer å oppnå. Det er på tide å si "nei".

Hvordan gjør man det? Vær selvsikker

Hvis du jobber med noe viktig, kan du si til folk at du kommer til å kontakte dem snart, men IKKE NÅ. Du må lære deg å si nei til krav, for distraksjoner fra andre ansatte er et av de vanligste problemene på jobben. Prøv å eliminere andre distraksjoner som internett eller direktemeldinger.

Følg med på tiden din

Tidsmåling er ikke mindre viktig, fordi du må vite hvor lang tid det tar å fullføre bestemte oppgaver. Du må være sikker på at du ikke bruker for mye tid på disse tingene. Det er også en god kilde til kunnskap når du skal jobbe med din egen effektivitet.

Hvordan gjør du det? Bruk verktøyene

I Codest bruker vi et verktøy som heter Innhøsting for å analysere arbeidshverdagen vår. Det er et enkelt og intuitivt verktøy som hjelper deg med å finne ut hvor mye tid du bruker på spesifikke aktiviteter. Jeg er sikker på at du vil like det.

Siste ord

Jeg har beskrevet fem veldig enkle regler som hjelper meg. Hver dag koordinerer jeg flere team og jobber med mange mennesker, og denne tilnærmingen fungerer rett og slett. Jeg håper at du vil prøve i det minste noen av disse tipsene, så vil arbeidet ditt også bli mye mer effektivt.

Les mer om dette:

• Kan A/B-tester være nyttige for din virksomhet?
• Hvorfor mislykkes nystartede teknologibedrifter? Fem (ikke) åpenbare årsaker
• Hvorfor bør teknologiledere utvikle myke ferdigheter?