CTO-veiledning: Administrer eksterne utviklere effektivt

Fjernarbeid er for tiden svært populært, og vi kan trygt anta at denne trenden vil fortsette å vokse. Og hvis vi tar i betraktning hvor vanskelig det er å rekruttere kvalifiserte utviklere, innser vi at ledere ofte må se på alternative løsninger, outsourcing jobben på forskjellige steder rundt om i verden. Er det noe å frykte?

Svaret er: ikke i det hele tatt. Dette gjelder selvsagt bare hvis hele prosessen med å administrere eksterne utvikleres arbeid er ordentlig organisert. Så hva er den riktige måten å gjøre det på? Vi har utarbeidet en kort guide for CTO-er. Ved å følge disse reglene kan du optimalisere administrasjonen og samarbeidet med eksterne utviklere.

Sett klare regler for samarbeid

“Implementeringen av din prosjekt blir like bra som menneskene som skaper den, og det kommunikasjons- og informasjonsutvekslingssystemet du selv planlegger.“

Har du noen gang hørt dette sitatet? Etter min mening er det en sannhet med modifikasjoner. Det er viktig å etablere prinsippene for samarbeid mellom deg (lederen) og en team av eksterne utviklere, helt fra begynnelsen av prosjektet. Dette er det grunnleggende prinsippet.

Hvorfor er det så viktig? Tanken er at alle i teamet skal vite nøyaktig hvilken rolle de har, forstå prosjektets utfordringer og mål, respektere dem og følge opp den avtalte strategien. Dette er utgangspunktet. Det neste viktige trinnet er å bestemme seg for hvordan man ønsker å styre prosjektet. I IT-bransjen - og spesielt i programvareutviklingsprosjekter - den Smidig Scrum-metodikken er et svært populært rammeverk for å styre en prosess. Dette er en løsning jeg kan anbefale på det varmeste. Basert på vår erfaring i Codest mener jeg at dette er den mest effektive metoden for prosjektledelse. Den lar deg ha konstant kontroll over alle prosesser i prosjektet og organisere arbeidet til hele teamet på en effektiv måte. Du kan lese mer om Scrum i denne artikkelen.

Ta hånd om møtekalenderen

Eksterne utviklere kan jobbe på ulike steder i verden, og noen ganger kan de til og med befinne seg i forskjellige tidssoner. For at dere skal trives sammen, bør dere planlegge alle møter knyttet til gjennomføringen av prosjektet på forhånd. Det er viktig at begge parter er godt kjent med handlingsplanen, for på denne måten blir det lettere å organisere arbeidet og holde tritt med fremdriften.

Hvis du trenger periodiske kontrollpunkter, kan du derfor sette en fast dato i kalenderen og sende invitasjonen til teamet. I tillegg må du ta hensyn til at systematiseringen av arbeidstiden vil påvirke effektiviteten til alle dine ansatte positivt. Det er ikke så farlig. Du kan enkelt lage en velorganisert tidsplan ved å få tilgang til Google-kalenderen din og synkronisere den med kontoene til teamet vårt. Dette vil gjøre håndteringen av hele prosessen smidigere.

Bruk verktøy som hjelper deg med å forbedre arbeidet ditt

Du kan bruke ulike verktøy for å administrere et team av eksterne utviklere. Men la oss være ærlige, det finnes mange av dem på nettet. Noen hjelper deg med å administrere prosjektet, andre hjelper deg med å kommunisere med hverandre og andre igjen med å administrere oppgavene deres. For å hjelpe deg i valget har jeg valgt ut noen få som, etter min mening, er de mest nyttige. Jeg anbefaler deg å implementere dem i din organisasjon.

Prosjektledelse/oppgaver - Jira, Trello, Todoist, Mavenlink, Harvest, PayDirt, Basecamp.

Lagring av dokumenter - Jira, Google Disk, TipeHive.

Telekonferanser/nettmøter - Apper.in, Slack, Skype.

Alt starter med rekruttering. Finn mennesker du ønsker å samarbeide med

Hvis du har et prosjekt foran deg og trenger å ansette nye utviklere, bør du lese dette punktet nøye. Her har du to løsninger. Enten bestemmer du deg for å rekruttere internt utviklere eller finne en partner (for eksempel en programvarehus) å samarbeide med. Uansett hvilken løsning du velger, må du huske på at du må samarbeide med personer som du har full tillit til, og ikke glem at nøkkelen er en klar og tydelig gjensidig forståelse.

Hvis du ikke stoler på medarbeiderne dine, har du ingen sjanse til å lykkes. Når du mangler tillit til teamet ditt, er det mer sannsynlig at du utvikler en overkontrollerende atferd overfor utviklernes arbeid, og dette vil påvirke kvaliteten på prosessen negativt.

Kjenn behovene til utviklerne dine. Organiser én-til-én-møter

Ikke hold forholdet til utviklerne kun på et strengt arbeids- (prosjekt-) nivå. Med en-til-en-møter får du muligheten til å få vite hva de ansatte mener om samarbeidet, bli kjent med tankene deres og forstå hvordan dere kan møte behovene deres for å skape et komfortabelt arbeidsmiljø. La oss foreslå et møte eller en samtale - for eksempel - en gang i måneden.

Dette er en god anledning til å undersøke hvor fornøyde medarbeiderne er, og få vite hva de har av ideer til potensielle forbedringer. Dette bidrar ikke bare til å justere det nåværende prosjektet for å øke sjansene for suksess, men gir deg også nyttig innsikt for videre samarbeid. Tenk deg at du i fremtiden kanskje har flere prosjekter å levere; er det ikke bedre å samarbeide igjen med pålitelige utviklere (som i sin tur vil like å jobbe med deg igjen), i stedet for å starte rekrutteringsprosjektet fra bunnen av?

Ikke glem sammendragene

Åpenhet er også viktig. For at hele teamet skal ha full oversikt over det pågående prosjektet, er det derfor viktig at de jevnlig blir informert om utviklingen. I dette tilfellet er den enkleste måten den beste. Sett opp tilbakevendende ukentlige oppsummeringer for å informere dem om de viktigste endringene og hva som skjer i selskapet. På denne måten øker du de ansattes bevissthet og engasjement.

Ikke glem å oppsummere agendaen etter hvert møte. Du trenger ikke å bruke mye tid på det. Det holder med et kort notat som inneholder "kulepunkter" av temaene som ble diskutert. Da er du sikker på at du ikke har gått glipp av noe, og alle teammedlemmene kan når som helst gå tilbake til oppsummeringen.

Sammendrag

Fjernarbeid er fremtiden, husk dette! Det er ingenting å frykte. Hvis du tar hensyn til alle punktene som er nevnt i denne artikkelen, kan du være trygg på at prosjektet ditt går i riktig retning. Til slutt vil jeg gi deg en interessant opplysning: Visste du at en medarbeider som jobber eksternt, sannsynligvis er opptil 25% mer effektiv enn en medarbeider som sitter på kontoret?