Lavorare in modo intelligente, gestire efficacemente il proprio tempo e sviluppare con successo la propria attività.

Il tema della gestione del proprio tempo e dell'aumento della produttività è spesso affrontato dai manager che vogliono sfruttare al meglio ogni minuto della loro vita. Qualche tempo fa mi trovavo a dover affrontare sfide simili. Il numero di compiti sulla mia lista di cose da fare superava il tempo a mia disposizione. Ho sperimentato molte soluzioni per diventare un manager più efficace e sono queste esperienze che vorrei condividere con voi in questo articolo.

Nel mio lavoro quotidiano sono guidato da alcuni principi fondamentali che mi aiutano a organizzare il mio tempo e ad aumentare la mia produttività.

Stabilire gli obiettivi

Iniziare dall'inizio. Definire i vostri obiettivi sarà fondamentale. Tuttavia, è necessario pianificare con saggezza le azioni che hanno un impatto reale sullo sviluppo dell'azienda. Assicuratevi di concentrarvi su ciò che si traduce realmente nella crescita dei vostri prodotti e genera entrate.

Come fare? Provate il metodo SMART

1. Specifico. Nella fase iniziale, iniziate a fissare obiettivi chiari e a definire ciò che volete ottenere. Gli obiettivi devono essere molto specifici e non ambigui. Se possibile, specificate i numeri che volete raggiungere. Questo sarà un punto di riferimento a cui fare riferimento nelle fasi successive.

2. Misurabile. Definite delle misure che vi aiutino a verificare se avete raggiunto i vostri obiettivi. Dovete essere in grado di verificare i vostri progressi per assicurarvi che stiate attuando efficacemente i vostri piani.

3. Raggiungibile. I vostri obiettivi devono essere una sfida per voi, ma allo stesso tempo fornire benefici reali. Trovate l'equilibrio tra questi due fattori. Specificate gli obiettivi che sarete in grado di raggiungere.

4. Rilevante. Gli obiettivi che vi prefiggete devono essere sensati e contribuire a sviluppare i vostri prodotti e a stimolare la crescita del business. Questo deve essere un passo avanti per voi.

5. Legato al tempo. Stabilite obiettivi con tempi precisi. È importante che la scadenza per il raggiungimento degli obiettivi non sia troppo lontana.

Il principio di Pareto

Solo una piccola parte delle attività che svolgete quotidianamente influisce sugli effetti che generate. Ecco perché vi consiglio di concentrarvi sulle attività che realisticamente miglioreranno la salute dei vostri prodotti e della vostra attività. Per prima cosa, occupatevi di questi compiti e ricordate il principio dell'80/20.

Come fare? Usare il principio di Pareto

Scrivete tutti i vostri compiti dell'ultimo mese e pensate a quanti di essi hanno migliorato la vostra attività. Seguendo la teoria di Vilfredo Pareto, noterete subito che solo una piccola parte di questi compiti (20%) ha avuto un impatto reale sullo sviluppo della vostra attività. In futuro, considerate queste attività come prioritarie.

Pianificare con saggezza

Il principio di Pareto è uno degli approcci che vi permetterà di gestire meglio i vostri compiti. Una pianificazione intelligente è un altro fattore che migliora l'efficienza e permette di gestire meglio il tempo. Per essere il più possibile efficaci ed efficienti, evitate le distrazioni inutili e cercate di concentrarvi su un unico compito.

Come fare? Concentrarsi su ciò che è importante

• Importante e urgente. Questi sono i compiti a cui dovreste dare la priorità. Hanno un impatto strategico sui vostri prodotti. Dovete concentrare le vostre energie sui compiti più urgenti perché il vostro successo dipende da voi.
• Importante, ma non urgente. Anche questi sono compiti molto importanti, ma dopo un'attenta analisi potreste decidere che possono aspettare un po'. Ricordate le priorità.
• Urgente, ma non importante. Potreste avere un elenco di compiti da svolgere e pensare di doverli fare al più presto, ma questo non è sempre corretto. Queste cose apparentemente urgenti probabilmente non sono così importanti come altri compiti che vi aspettano. Non preoccupatevi: fatele più tardi.
• Non è urgente e non è importante. Non c'è bisogno di spiegarlo ulteriormente. Non svolgete questi compiti se non avete tempo. Semplice.

Essere in grado di dire "no"

Tutti hanno qualcosa da fare per voi, con richieste e desideri continui. Lo sapete, vero? Questo è un altro fattore che vi fa perdere produttività e rimanere indietro rispetto a ciò che avete scrupolosamente pianificato, e di conseguenza a ciò che non riuscite a realizzare. È ora di dire "no".

Come fare? Essere assertivi

Se state lavorando a qualcosa di importante, dite agli altri che li contatterete presto, ma NON ORA. Dovete imparare a rifiutare le richieste, perché le distrazioni degli altri dipendenti sono uno dei problemi più comuni sul lavoro. Cercate di eliminare altre distrazioni come Internet o la messaggistica istantanea.

Traccia il tuo tempo

La misurazione del tempo non è meno importante, perché è necessario sapere quanto tempo si impiega per completare determinati compiti. Dovete essere sicuri di non impiegare troppo tempo in queste attività. È anche una grande fonte di conoscenza per lavorare sulla propria efficienza.

Come fare? Utilizzare gli strumenti

In Codest utilizziamo uno strumento chiamato Raccolta per analizzare il nostro lavoro quotidiano. È uno strumento semplice e intuitivo che aiuta a chiarire quanto tempo si dedica a determinate attività. Sono sicuro che vi piacerà.

Le parole finali

Ho descritto cinque regole molto semplici che mi aiutano. Ogni giorno coordino diversi team e lavoro con molte persone, e questo approccio semplicemente funziona. Spero che proverete almeno alcuni di questi consigli e anche il vostro lavoro diventerà molto più efficace.

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