Πώς να αποφύγετε τις καθυστερήσεις στα έργα;

Ο κλάδος της πληροφορικής μπορεί να φαίνεται εξαιρετικά ακμάζων και επιτυχημένος, αλλά το πρόβλημα αυτό είναι σοβαρό και μπορεί να απειλήσει την έκβαση μιας επιχείρησης. Τα έργα πληροφορικής είναι από τα πιο δύσκολα είδη έργων που πρέπει να διαχειριστεί κανείς. Πολλοί παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα. Όλες οι διαθέσιμες μελέτες του κλάδου δείχνουν ότι η κλίμακα του προβλήματος είναι εκτεταμένη. Ακολουθούν ορισμένα ενδιαφέροντα στοιχεία που θα σας επιτρέψουν να κατανοήσετε καλύτερα τις απειλές:

1. Κατά μέσο όρο, τα έργα ΤΠ υπερβαίνουν τον αρχικά εκτιμώμενο προϋπολογισμό κατά 27%.

2. Κατά μέσο όρο, ένα στα έξι έργα ΤΠ υπερβαίνει τον προϋπολογισμό έως και κατά 200%.

3. 55% των διευθυντών που συμμετείχαν στην έρευνα πιστεύουν ότι ο κύριος λόγος αποτυχίας των έργων ΤΠ οφείλεται στην υπέρβαση του προϋπολογισμού.

4. Μόνο το 28% των εταιρειών που εφαρμόζουν ένα ΙΤ έργο χρησιμοποιεί ειδικές τεχνικές για διαχείριση έργων.

5. Με τη σειρά τους, 77% των έργων πληροφορικής υψηλής απόδοσης υλοποιούνται με την υποστήριξη λογισμικού διαχείρισης έργων.

6. Μόνο 64% των έργων πληροφορικής καταφέρνουν να υλοποιήσουν όλους τους στόχους που τέθηκαν στην αρχή.

7. Οι διαχειριστές που χρησιμοποιούν οποιαδήποτε μεθοδολογία διαχείρισης έργων μπορούν να αντιμετωπίσουν καλύτερα την εφαρμογή του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των συνεδριάσεων, τον συντονισμό των εργασιών της ομάδας και τη συμμόρφωση με το χρονοδιάγραμμα.

8. 71% των έργων ΤΠ υλοποιούνται με τη χρήση ευέλικτο μεθοδολογίες διαχείρισης έργων.

9. 57% των έργων πληροφορικής αποτυγχάνουν λόγω ελαττωματικού συστήματος επικοινωνίας.

Με μια πρώτη ματιά, πιθανόν να βλέπετε ήδη μερικά από τα τυπικά λάθη, τα οποία είναι τα εξής οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για καθυστερήσεις στην υλοποίηση έργων ΤΠ. Θα τις απαριθμήσω ώστε να έχετε μια πλήρη εικόνα των πιο συνηθισμένων απειλών:

Προϋπολογισμός

Η εσφαλμένη εκτίμηση του προϋπολογισμού είναι σίγουρα ένας από τους βασικούς παράγοντες. Πιστεύω ότι πρόκειται για μια πραγματικά σημαντική πρόκληση σε ολόκληρο τον κλάδο της πληροφορικής. Τι εννοώ ακριβώς; Θα χρησιμοποιήσω ένα παράδειγμα εδώ. Ο πελάτης επικοινωνεί με τον οίκος λογισμικού για πιθανή συνεργασία. Στη συνέχεια, παρουσιάζει τους στόχους του, τις παραδοχές του έργου και ενημερώνει τον υπεύθυνο του έργου για τον διαθέσιμο προϋπολογισμό του. Ωστόσο, το εύρος των εργασιών είναι συχνά δυσανάλογο με τον προϋπολογισμό. Και εδώ προκύπτει το πρόβλημα.

Γι' αυτό είμαι υπέρμαχος μιας διαφορετικής λύσης. Δηλαδή, κατά την αρχική διαδικασία εκτίμησης, ο πελάτης και η εταιρεία λογισμικού μπορούν να αποδεχθούν τις υποθέσεις, αλλά πρέπει να γνωρίζουν ότι αυτές μπορεί να αλλάξουν. Θα ήθελα να τονίσω ότι μια τέτοια προσέγγιση δεν σημαίνει απαραίτητα σημαντικές υπερβάσεις του προϋπολογισμού. Σε ένα από τα έργα μας, το οποίο υλοποιήσαμε για έναν από τους πελάτες μας από τη Νορβηγία, υποθέσαμε ότι η διαδικασία ανάπτυξης θα διαρκέσει Χ ημέρες. Ως αποτέλεσμα, καταφέραμε να παραδώσουμε το έργο 20% ταχύτερα. Η κατάσταση αυτή δείχνει ότι είναι μερικές φορές δύσκολο να προβλεφθεί ο ακριβής χρόνος του έργου και, κατά συνέπεια, το μέγεθος του προϋπολογισμού.

Άλλες παραδοχές του έργου

Η λανθασμένη εκτίμηση του προϋπολογισμού είναι μόνο μία από τις πτυχές των έργων που μπορούν να εκτιμηθούν λανθασμένα. Μερικές φορές, η απαίτηση που αναμένει ο πελάτης δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί. Τόσο όσον αφορά τη λειτουργικότητα όσο και την προθεσμία. Η βιαστική δράση, υπό την πίεση του χρόνου, θα οδηγεί πάντα σε αρνητικά αποτελέσματα. Το κλειδί της επιτυχίας είναι ο σωστός προγραμματισμός στον οποίο συμμετέχουν τόσο ο πελάτης όσο και η εταιρεία λογισμικού. Είναι απαραίτητο να κατανοούν ο ένας τον άλλον και να αποδέχονται πλήρως τις παραδοχές που γίνονται.

Καθυστερήσεις σε έργα ΤΠ - κακή οργάνωση της εργασίας

Στις στατιστικές που ανέφερα παραπάνω, ίσως παρατηρήσατε ότι η έλλειψη σωστής προσέγγισης στη διαχείριση έργων μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες. Η σωστή διαχείριση έργου σε κάθε στάδιο, βοηθά στην οργάνωση των εργασιών, στην ανάθεση καθηκόντων σε συγκεκριμένα άτομα και στην εποπτεία της αποτελεσματικότητας της όλης διαδικασίας. Τα έργα πληροφορικής είναι συνήθως πολύπλοκα, επομένως η χρήση εργαλείων για τη διαχείριση έργων και την οργάνωση της εργασίας σύμφωνα με τις αρχές της ευέλικτης ανάπτυξης είναι ανεκτίμητη.

Έλλειψη επικοινωνίας

Εάν το έργο απαιτεί τη συνεργασία και των δύο πλευρών, του πελάτη και του οίκου λογισμικού, είναι απαραίτητο να σχεδιαστεί σωστά ολόκληρη η διαδικασία επικοινωνίας. Το ζητούμενο είναι η ανταλλαγή μηνυμάτων που είναι πλήρως κατανοητά και δεν επιβραδύνουν τις εργασίες. Αυτή η πτυχή θα πρέπει να συζητηθεί και να προγραμματιστεί πριν από την έναρξη των εργασιών ανάπτυξης. Μπορείτε να ορίσετε περιοδικά σημεία ελέγχου (ακόμη και καθημερινά, αν είναι απαραίτητο), κατά τα οποία και τα δύο μέρη θα ανταλλάσσουν χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της ανάπτυξη προϊόντων.

Αλλαγές πελατών

Θα σας πω μια σύντομη ιστορία που επαναλαμβάνεται πολύ συχνά στον κλάδο μας. Όταν ένας πελάτης θέλει να συνεργαστεί μαζί μας, συχνά έρχεται με μια έτοιμη ιδέα. Υπέροχα, μας αρέσει όταν ο πελάτης ξέρει ακριβώς τι προϊόν που χρειάζεται. Ωστόσο, το πρόβλημα είναι ότι ορισμένες υποθέσεις επαληθεύονται με την πάροδο του χρόνου και οι πελάτες αλλάζουν γνώμη. Καταλήγουν να ζητούν κάτι διαφορετικό. Όλα αυτά προκαλούν σημαντική επιμήκυνση του χρόνου εργασίας, του προϋπολογισμού και κατά συνέπεια θέτουν σε κίνδυνο ολόκληρο το έργο.

Ως εκ τούτου, μια καλή προσέγγιση είναι η σταδιακή ανάπτυξη του έργου. MVP καλύπτει αυτές τις ανάγκες. Αυτή είναι μια πραγματικά αποτελεσματική μέθοδος που μπορεί να λειτουργήσει και για το δικό σας έργο. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα γι' αυτό στο αυτό το άρθρο.

Οι στατιστικές δεν είναι το παν! Το έργο σας δεν χρειάζεται να καθυστερήσει

Είμαι πεπεισμένος ότι αν αναλύσετε προσεκτικά όλους τους παράγοντες που περιέγραψα σε αυτό το άρθρο, θα βγάλετε τα κατάλληλα συμπεράσματα, τότε το έργο σας μπορεί να πραγματοποιηθεί με αποτελεσματικότητα 100%.

Εν κατακλείδι, σας αφήνω με μια μικρή συμβουλή από την εμπειρία μου. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία ανάπτυξης του προϊόντος σας, ελέγξτε τις διαθέσιμες μελέτες περιπτώσεων άλλων έργων, παρόμοιων με το δικό σας, τα οποία ήταν επιτυχημένα. Χάρη σε αυτό, θα έχετε την ευκαιρία να αναλύσετε καλές πρακτικές που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ελέγξετε άλλα έργα και προϊόντα. Συνιστώ, μεταξύ άλλων, το Πύλη συμπλέκτη.

Είναι όλα από μένα. Σας εύχομαι ένα επιτυχημένο έργο!

Διαβάστε περισσότερα:

– Proptech. Ένας ταχέως αναπτυσσόμενος κλάδος. Γιατί αξίζει να την παρακολουθείτε;