Να εργάζεστε έξυπνα, να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας και να αναπτύσσετε με επιτυχία την επιχείρησή σας

Το θέμα της διαχείρισης του χρόνου σας και της αύξησης της παραγωγικότητας απασχολεί συχνά τους μάνατζερ που θέλουν να αξιοποιήσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο κάθε λεπτό της ζωής τους. Πριν από λίγο καιρό πάλευα με παρόμοιες προκλήσεις. Ο αριθμός των εργασιών στη λίστα των εργασιών μου υπερέβαινε τον χρόνο που είχα στη διάθεσή μου. Δοκίμασα πολλές λύσεις για να με βοηθήσουν να γίνω πιο αποτελεσματικός μάνατζερ και αυτές τις εμπειρίες θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας σε αυτό το άρθρο.

Στην καθημερινή μου εργασία καθοδηγούμαι από μερικές βασικές αρχές που με βοηθούν να οργανώνω το χρόνο μου και να αυξάνω την παραγωγικότητά μου.

Θέστε στόχους

Ξεκινήστε από την αρχή. Ο καθορισμός των στόχων σας θα είναι ζωτικής σημασίας. Ωστόσο, θα πρέπει να το σχεδιάσετε με σύνεση και για το ποιες ενέργειες έχουν πραγματικό αντίκτυπο στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε σε αυτό που πραγματικά μεταφράζεται στην ανάπτυξη των προϊόντων σας και δημιουργεί έσοδα.

Πώς να το κάνετε; Δοκιμάστε τη μέθοδο SMART

1. Συγκεκριμένα. Στο αρχικό στάδιο, ξεκινήστε θέτοντας σαφείς στόχους και καθορίζοντας τι θέλετε να επιτύχετε. Οι στόχοι πρέπει να είναι πολύ συγκεκριμένοι και ξεκάθαροι. Αν είναι δυνατόν, προσδιορίστε τους αριθμούς που θέλετε να πετύχετε. Αυτό θα είναι ένα σημείο αναφοράς στο οποίο θα μπορείτε να επιστρέφετε κατά τη διάρκεια των επόμενων σταδίων.

2. Μετρήσιμο. Καθορίστε τα μέτρα που θα σας βοηθήσουν να ελέγξετε αν έχετε επιτύχει τους στόχους σας. Πρέπει να είστε σε θέση να ελέγχετε την πρόοδό σας για να διασφαλίσετε ότι εφαρμόζετε αποτελεσματικά τα σχέδιά σας.

3. Εφικτό. Οι στόχοι σας θα πρέπει να αποτελούν πρόκληση για εσάς, αλλά ταυτόχρονα να σας προσφέρουν πραγματικά οφέλη. Βρείτε την ισορροπία μεταξύ αυτών των δύο παραγόντων. Καθορίστε στόχους που θα είστε σε θέση να επιτύχετε.

4. Σχετικό. Αυτό που επιδιώκετε πρέπει να έχει νόημα και να συμβάλλει στην ανάπτυξη των προϊόντων σας και στην τόνωση της επιχειρηματικής ανάπτυξης. Αυτό πρέπει να είναι ένα βήμα προς τα εμπρός για εσάς.

5. Δεσμευμένη χρονικά. Θέστε στόχους με συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια. Είναι σημαντικό η προθεσμία για την επίτευξη των στόχων να μην είναι πολύ μακριά.

Η αρχή Pareto

Μόνο ένας μικρός αριθμός από τις εργασίες που κάνετε καθημερινά επηρεάζει τα αποτελέσματα που παράγετε. Γι' αυτό συνιστώ να εστιάζετε σε εργασίες που θα βελτιώσουν ρεαλιστικά την υγεία των προϊόντων και της επιχείρησής σας. Πρώτον, φροντίστε αυτά τα καθήκοντα και θυμηθείτε την αρχή 80/20.

Πώς να το κάνετε; Χρησιμοποιήστε την αρχή Pareto

Γράψτε όλες τις εργασίες σας από τον προηγούμενο μήνα και σκεφτείτε πόσες από αυτές βελτίωσαν την επιχείρησή σας. Θα παρατηρήσετε πολύ γρήγορα, ακολουθώντας τη θεωρία του Vilfredo Pareto, ότι μόνο ένας μικρός αριθμός από αυτές τις εργασίες (20%) είχε πραγματικό αντίκτυπο στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Στο μέλλον, αντιμετωπίστε αυτές τις δραστηριότητες ως προτεραιότητες.

Σχεδιάστε με σύνεση

Η αρχή Pareto είναι μία από τις προσεγγίσεις που θα σας επιτρέψουν να διαχειριστείτε καλύτερα τα καθήκοντά σας. Ο έξυπνος προγραμματισμός είναι ένας άλλος παράγοντας που βελτιώνει την αποδοτικότητά σας και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε καλύτερα το χρόνο σας. Για να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και αποδοτικοί, αποφύγετε τους περιττούς περισπασμούς και προσπαθήστε να επικεντρωθείτε σε μια εργασία.

Πώς να το κάνετε; Επικεντρωθείτε σε ό,τι είναι σημαντικό

• Σημαντικό και επείγον. Αυτές είναι οι εργασίες που πρέπει να θέσετε σε προτεραιότητα. Έχουν στρατηγικό αντίκτυπο στα προϊόντα σας. Θα πρέπει να εστιάσετε την ενέργειά σας στις πιο επείγουσες εργασίες, επειδή η επιτυχία σας εξαρτάται από εσάς.
• Σημαντικό, αλλά όχι επείγον. Αυτές είναι επίσης πολύ σημαντικές εργασίες, αλλά μετά από προσεκτική ανάλυση, μπορεί να αποφασίσετε ότι μπορούν να περιμένουν λίγο. Θυμηθείτε την ιεράρχηση προτεραιοτήτων.
• Επείγον, αλλά όχι σημαντικό. Μπορεί να έχετε έναν κατάλογο με εργασίες που πρέπει να κάνετε και να νομίζετε ότι πρέπει να τις κάνετε αμέσως, αλλά αυτό δεν είναι πάντα σωστό. Αυτά τα φαινομενικά επείγοντα πράγματα πιθανόν να μην είναι τόσο σημαντικά όσο άλλες εργασίες που σας περιμένουν. Μην ανησυχείτε - κάντε τα αργότερα.
• Δεν είναι επείγον και δεν είναι σημαντικό. Δεν χρειάζεται να το εξηγήσω περαιτέρω. Μην κάνετε αυτές τις εργασίες αν δεν έχετε το χρόνο. Απλό.

Να είστε σε θέση να λέτε "όχι"

Όλοι έχουν κάτι να σας κάνουν, με συνεχείς επιθυμίες και αιτήματα. Το ξέρεις, σωστά; Αυτός είναι άλλος ένας παράγοντας που σας κάνει να χάνετε την παραγωγικότητά σας και να μένετε πίσω σε αυτά που σχεδιάζετε σχολαστικά και, κατά συνέπεια, σε αυτά που δεν καταφέρνετε να πετύχετε. Ήρθε η ώρα να πείτε "όχι".

Πώς να το κάνετε; Να είστε διεκδικητικοί

Εάν εργάζεστε σε κάτι σημαντικό, πείτε στους ανθρώπους ότι θα επικοινωνήσετε μαζί τους σύντομα, αλλά ΟΧΙ ΤΩΡΑ. Πρέπει να μάθετε να αρνείστε τις απαιτήσεις, επειδή οι περισπασμοί από άλλους υπαλλήλους είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα στην εργασία. Προσπαθήστε να εξαλείψετε άλλους περισπασμούς, όπως το διαδίκτυο ή τα άμεσα μηνύματα.

Παρακολουθήστε το χρόνο σας

Η μέτρηση του χρόνου δεν είναι λιγότερο σημαντική, επειδή πρέπει να γνωρίζετε πόσος χρόνος απαιτείται για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών. Πρέπει να είστε σίγουροι ότι δεν ξοδεύετε πολύ χρόνο για να κάνετε αυτά τα πράγματα. Είναι επίσης μια μεγάλη πηγή γνώσης για να εργαστείτε πάνω στη δική σας αποδοτικότητα.

Πώς να το κάνετε; Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία

Στην Codest χρησιμοποιούμε ένα εργαλείο που ονομάζεται Συγκομιδή να αναλύσουμε την καθημερινή μας εργασία. Είναι ένα απλό και διαισθητικό εργαλείο και βοηθά να αποσαφηνιστεί πόσο χρόνο ξοδεύετε σε συγκεκριμένες δραστηριότητες. Είμαι σίγουρος ότι θα σας αρέσει.

Τελευταία λόγια

Έχω περιγράψει πέντε πολύ απλούς κανόνες που με βοηθούν. Καθημερινά συντονίζω πολλές ομάδες και συνεργάζομαι με πολλούς ανθρώπους και αυτή η προσέγγιση απλά λειτουργεί. Ελπίζω ότι θα δοκιμάσετε τουλάχιστον μερικές από αυτές τις συμβουλές και η δουλειά σας θα γίνει επίσης πολύ πιο αποτελεσματική.

Διαβάστε περισσότερα:

• Θα μπορούσαν οι δοκιμές A/B να είναι χρήσιμες για την επιχείρησή σας;
• Γιατί αποτυγχάνουν οι τεχνολογικές νεοφυείς επιχειρήσεις; Πέντε (όχι) προφανείς κοινοί λόγοι
• Γιατί οι ηγέτες τεχνολογίας πρέπει να αναπτύσσουν κοινωνικές δεξιότητες;