Jak se vyhnout zpoždění projektů?

Na stránkách IT průmysl se může jevit jako velmi prosperující a úspěšný, ale tento problém je závažný a může ohrozit výsledek podnikání. Projekty v oblasti IT patří k nejnáročnějším typům projektů, které je třeba řídit. Konečný výsledek může ovlivnit mnoho faktorů. Všechny dostupné oborové studie ukazují, že rozsah tohoto problému je rozsáhlý. Zde je několik zajímavých faktů, které vám umožní lépe porozumět hrozbám:

1. Projekty IT překračují původně odhadovaný rozpočet v průměru o 27%.

2. V průměru každý šestý IT projekt překračuje rozpočet až o 200%.

3. 55% dotázaných manažerů se domnívá, že hlavní příčinou neúspěchu IT projektů je překročení rozpočtu.

4. Pouze 28% společností zavádějících IT projekt používá speciální techniky pro řízení projektů.

5. 77% vysoce výkonných IT projektů se zase realizuje s podporou softwaru pro řízení projektů.

6. Pouze 64% IT projektů se skutečně podaří realizovat všechny cíle stanovené na začátku.

7. Manažeři, kteří využívají některou z metodik projektového řízení, si lépe poradí s plněním rozpočtu, řízením schůzek, koordinací práce týmu a dodržováním harmonogramu.

8. 71% IT projektů je realizováno pomocí agilní metodiky řízení projektů.

9. 57% IT projektů selhává kvůli chybnému komunikačnímu systému.

Už na první pohled jste si pravděpodobně všimli některých typických chyb, které se týkají nejčastější důvody zpoždění při realizaci IT projektů. Uvedu jejich seznam, abyste měli úplný přehled o nejčastějších hrozbách:

Rozpočet

Jedním z klíčových faktorů je jistě nesprávný odhad rozpočtu. Domnívám se, že se jedná o skutečně významný problém v celém odvětví IT. Co tím přesně myslím? Použiji zde příklad. Klient kontaktuje softwarový dům pro případnou spolupráci. Poté představí své cíle, předpoklady projektu a informuje projektového manažera o svých rozpočtových možnostech. Rozsah prací je však často neúměrný rozpočtu. A zde nastává problém.

Proto jsem zastáncem jiného řešení. Totiž, v počátečním procesu odhadu může klient a softwarový dům přijmout předpoklady, ale musí si být vědomi, že se mohou změnit. Rád bych zdůraznil, že takový přístup nemusí nutně znamenat výrazné překročení rozpočtu. V jednom z našich projektů, který jsme realizovali pro jednoho z našich klientů z Norsko, předpokládali jsme, že proces vývoje bude trvat X dní. Díky tomu se nám podařilo dodat práci 20% rychleji. Tato situace ukazuje, že je někdy obtížné předvídat přesnou dobu realizace projektu, a tím i výši rozpočtu.

Další předpoklady projektu

Špatný odhad rozpočtu je pouze jedním z aspektů projektů, které mohou být špatně odhadnuty. Někdy se stane, že požadavek, který klient očekává, nelze realizovat. A to jak z hlediska funkčnosti, tak z hlediska termínu. Jednání ve spěchu, pod časovým tlakem, vždy vede k negativním důsledkům. Klíčem k úspěchu je správné plánování, na kterém se podílí jak klient, tak softwarový dům. Je nutné si vzájemně porozumět a plně akceptovat stanovené předpoklady.

Zpoždění IT projektů - špatná organizace práce

Ve výše uvedených statistikách jste si mohli všimnout, že absence správného přístupu k řízení projektů může mít vážné následky. Správné řízení projektu v každé jeho fázi pomáhá organizovat práci, přidělovat úkoly konkrétním lidem a dohlížet na efektivitu celého procesu. IT projekty jsou obvykle složité, proto je používání nástrojů pro řízení projektů a organizaci práce podle agilních principů k nezaplacení.

Nedostatečná komunikace

Pokud projekt vyžaduje spolupráci obou stran, klienta i softwarové firmy, je nutné celý proces komunikace řádně naplánovat. Jde o to, aby výměna zpráv byla plně srozumitelná a nezpomalovala práci. Tento aspekt by měl být projednán a naplánován před zahájením vývojových prací. Můžete si stanovit pravidelné kontrolní body (v případě potřeby i denní), během nichž si obě strany budou vyměňovat užitečné informace o stavu vývoj produktů.

Změny klienta

Povím vám krátký příběh, který se v našem oboru velmi často opakuje. Když chce klient spolupracovat s nás, často přichází s hotovým nápadem. Skvělé, jsme rádi, když zákazník přesně ví, co má dělat. produkt potřebuje. Problémem však je, že některé předpoklady se časem ověří a klienti mění názor. Nakonec požadují něco jiného. To vše způsobuje značné prodloužení pracovní doby, rozpočtu a následně ohrožuje celý projekt.

Dobrým přístupem je proto postupný rozvoj projektu. MVP splňuje tyto potřeby. Jedná se o skutečně účinnou metodu, která může fungovat i pro váš projekt. Více se o ní dočtete v tento článek.

Statistiky nejsou všechno! Váš projekt se nemusí zpozdit

Jsem přesvědčen, že pokud pečlivě analyzujete všechny faktory, které jsem popsal v tomto článku, vyvodíte příslušné závěry, pak může být váš projekt proveden s účinností 100%.

Na závěr vám zanechám malý tip z vlastní zkušenosti. Než se pustíte do vývoje svého produktu, podívejte se na dostupné případové studie jiných projektů, které byly podobné tomu vašemu a byly úspěšné. Díky tomu budete mít možnost analyzovat osvědčené postupy, které vám mohou být užitečné. Existuje mnoho způsobů, jak si ověřit jiné projekty a produkty. Doporučuji mj. Portál Clutch.

Všechno je to ode mě. Přeji vám úspěšný projekt!

Přečtěte si více:

– Proptech. Rychle se rozvíjející odvětví. Proč se vyplatí ho sledovat?