Pracujte chytře, efektivně hospodařte s časem a úspěšně rozvíjejte své podnikání.

Téma řízení vlastního času a zvyšování produktivity často řeší manažeři, kteří chtějí co nejlépe využít každou minutu svého života. Před časem jsem se s podobnými problémy potýkal i já. Počet úkolů na mém seznamu úkolů převyšoval čas, který jsem měl k dispozici. Vyzkoušel jsem mnoho řešení, která mi pomohla stát se efektivnějším manažerem, a právě o tyto zkušenosti bych se s vámi rád podělil v tomto článku.

Při své každodenní práci se řídím několika základními zásadami, které mi pomáhají organizovat čas a zvyšovat produktivitu.

Stanovení cílů

Začněte od začátku. Klíčové bude definovat vaše cíle. Musíte je však plánovat s rozmyslem a s ohledem na to, jaké činnosti mají skutečný dopad na rozvoj vašeho podnikání. Ujistěte se, že se zaměřujete na to, co se skutečně promítá do růstu vašich produktů a generuje příjmy.

Jak na to? Vyzkoušejte metodu SMART

1. Specifické. V počáteční fázi začněte stanovením jasných cílů a definováním toho, čeho chcete dosáhnout. Cíle musí být velmi konkrétní a jednoznačné. Pokud je to možné, uveďte čísla, kterých chcete dosáhnout. To bude referenční bod, ke kterému se budete moci vracet v dalších fázích.

2. Měřitelné. Definujte opatření, která vám pomohou ověřit, zda jste dosáhli svých cílů. Musíte být schopni kontrolovat svůj pokrok, abyste se ujistili, že své plány účinně realizujete.

3. Dosažitelné. Vaše cíle by pro vás měly být výzvou, ale zároveň by vám měly přinášet skutečné výhody. Najděte rovnováhu mezi těmito dvěma faktory. Stanovte si cíle, které budete schopni splnit.

4. Relevantní. To, o co usilujete, musí dávat smysl a pomáhat rozvíjet vaše produkty a stimulovat je. růst podnikání. To pro vás musí být krok vpřed.

5. Časově omezené. Stanovte si cíle s konkrétním časovým rámcem. Je důležité, aby termín dosažení cílů nebyl příliš vzdálený.

Paretův princip

Pouze malý počet úkolů, které denně provádíte, ovlivňuje účinky, které vytváříte. Proto doporučuji zaměřit se na úkoly, které reálně zlepší zdraví vašich produktů a podnikání. Nejprve se věnujte těmto úkolům a pamatujte na princip 80/20.

Jak na to? Použijte Paretův princip

Napište si všechny úkoly za poslední měsíc a zamyslete se nad tím, kolik z nich zlepšilo vaše podnikání. Podle teorie Vilfreda Pareta velmi rychle zjistíte, že jen malý počet těchto úkolů (20%) měl skutečný vliv na rozvoj vašeho podnikání. V budoucnu považujte tyto činnosti za prioritní.

Moudře plánujte

Paretův princip je jedním z přístupů, který vám umožní lépe řídit své úkoly. Chytré plánování je dalším faktorem, který zvyšuje vaši efektivitu a umožňuje vám lépe hospodařit s časem. Chcete-li být co nejefektivnější a nejúčinnější, vyhněte se zbytečnému rozptylování a snažte se soustředit na jeden úkol.

Jak na to? Zaměřte se na to, co je důležité

• Důležité a naléhavé. Těmto úkolům byste měli dát přednost. Mají strategický dopad na vaše produkty. Měli byste zaměřit svou energii na nejnaléhavější úkoly, protože na nich závisí váš úspěch.
• Důležité, ale ne naléhavé. I tyto úkoly jsou velmi důležité, ale po pečlivé analýze se můžete rozhodnout, že mohou chvíli počkat. Nezapomeňte na stanovení priorit.
• Naléhavé, ale ne důležité. Možná máte seznam úkolů, které musíte udělat, a myslíte si, že je musíte udělat co nejdříve, ale to není vždy správné. Tyto zdánlivě naléhavé věci pravděpodobně nejsou tak důležité jako jiné úkoly, které na vás čekají. Nedělejte si s nimi starosti - udělejte je později.
• Není to naléhavé ani důležité. To nemusím dále vysvětlovat. Pokud nemáte čas, tyto úkoly neprovádějte. Jednoduché.

Umět říci "ne"

Každý má pro vás něco na práci, neustále něco chce a žádá. Znáte to, že? To je další faktor, který způsobuje, že ztrácíte produktivitu a nestíháte to, co si svědomitě naplánujete, a následně to, čeho nedosáhnete. Je čas říci "ne".

Jak na to? Buďte asertivní

Pokud pracujete na něčem důležitém, řekněte lidem, že se jim brzy ozvete, ale NE TEĎ. Musíte se naučit odmítat požadavky, protože vyrušování ze strany ostatních zaměstnanců je jedním z nejčastějších problémů v práci. Snažte se eliminovat další rozptylující prvky, jako je internet nebo instant messaging.

Sledování času

Měření času je neméně důležité, protože potřebujete vědět, jak dlouho trvá dokončení konkrétních úkolů. Musíte si být jisti, že jejich prováděním netrávíte příliš mnoho času. Je to také skvělý zdroj poznatků pro práci na vlastní efektivitě.

Jak na to? Použijte nástroje

Ve společnosti Codest používáme nástroj s názvem Sklizeň analyzovat naši každodenní práci. Je to jednoduchý a intuitivní nástroj a pomáhá objasnit, kolik času trávíte určitými činnostmi. Určitě se vám bude líbit.

Závěrečná slova

Popsal jsem pět opravdu jednoduchých pravidel, která mi pomáhají. Každý den koordinuji několik týmů a pracuji s mnoha lidmi a tento přístup prostě funguje. Doufám, že alespoň některé z těchto tipů vyzkoušíte a vaše práce bude také mnohem efektivnější.

Přečtěte si více:

• Mohou být A/B testy užitečné pro vaši firmu?
• Proč technologické startupy selhávají? Pět (ne)zřejmých běžných důvodů
• Proč by měli vedoucí pracovníci v oblasti technologií rozvíjet měkké dovednosti?