اعمل بذكاء، وقم بإدارة وقتك بفعالية وطوّر عملك بنجاح

غالبًا ما يتم تناول موضوع إدارة وقتك وزيادة الإنتاجية من قبل المديرين الذين يرغبون في تحقيق أفضل استفادة من كل دقيقة في حياتهم. منذ بعض الوقت كنت أعاني من تحديات مماثلة. فقد تجاوز عدد المهام المدرجة في قائمة مهامي الوقت المتاح لي. اختبرت العديد من الحلول لمساعدتي في أن أصبح مديراً أكثر فعالية، وهذه التجارب هي التي أود مشاركتها معكم في هذا المقال.

أسترشد في عملي اليومي ببعض المبادئ الأساسية التي تساعدني في تنظيم وقتي وزيادة إنتاجيتي.

تحديد الأهداف

ابدأ من البداية. سيكون تحديد أهدافك أمراً بالغ الأهمية. ومع ذلك، عليك أن تخطط لذلك بحكمة وحول الإجراءات التي لها تأثير حقيقي على تطوير عملك. احرص على التركيز على ما يترجم فعلاً إلى نمو منتجاتك ويحقق لك الإيرادات.

كيف تفعل ذلك؟ جرّب الطريقة الذكية

1. محددة. في المرحلة الأولية، ابدأ بوضع أهداف واضحة وتحديد ما تريد تحقيقه. يجب أن تكون الأهداف محددة للغاية ولا لبس فيها. وإن أمكن، حدد الأرقام التي تريد الوصول إليها. ستكون هذه نقطة مرجعية يمكنك العودة إليها خلال المراحل التالية.

2. قابلة للقياس. حدد التدابير التي ستساعدك على التحقق مما إذا كنت قد حققت أهدافك أم لا. يجب أن تكون قادرًا على التحقق من تقدمك للتأكد من أنك تنفذ خططك بفعالية.

3. يمكن تحقيقه. يجب أن تمثل أهدافك تحدياً بالنسبة لك، ولكن في الوقت نفسه يجب أن تعطي فوائد حقيقية. اعثر على التوازن بين هذين العاملين. حدد الأهداف التي ستتمكن من تحقيقها.

4. ذات صلة بالموضوع. يجب أن يكون ما تسعى إليه منطقيًا ويساعد على تطوير منتجاتك وتحفيز نمو أعمالك. يجب أن يكون ذلك خطوة للأمام بالنسبة لك.

5. محددة زمنياً. ضع أهدافًا ذات أطر زمنية محددة. من المهم ألا يكون الموعد النهائي لتحقيق الأهداف بعيدًا جدًا.

مبدأ باريتو

يؤثر عدد قليل فقط من المهام التي تقوم بها بشكل يومي على التأثيرات التي تولدها. لهذا السبب أوصي بالتركيز على المهام التي من شأنها تحسين صحة منتجاتك وأعمالك بشكل واقعي. أولاً، اهتم بهذه المهام وتذكر مبدأ 80/20.

كيف تفعل ذلك؟ استخدم مبدأ باريتو

دوّن جميع مهامك من الشهر الماضي وفكّر في عدد المهام التي حسّنت عملك. ستلاحظ بسرعة، وفقًا لنظرية فيلفريدو باريتو، أن عددًا قليلاً فقط من هذه المهام (20%) كان له تأثير حقيقي على تطوير عملك. في المستقبل، تعامل مع هذه الأنشطة كأولويات.

خطط بحكمة

مبدأ باريتو هو أحد الأساليب التي تسمح لك بإدارة مهامك بشكل أفضل. التخطيط الذكي هو عامل آخر يحسن من كفاءتك ويسمح لك بإدارة وقتك بشكل أفضل. ولكي تكون فعّالاً وفعالاً قدر الإمكان، تجنّب المشتتات غير الضرورية وحاول التركيز على مهمة واحدة.

كيف نفعل ذلك؟ ركز على ما هو مهم

• مهم وعاجل. هذه هي المهام التي يجب عليك تحديد أولوياتها. فلها تأثير استراتيجي على منتجاتك. يجب أن تركز طاقتك على المهام الأكثر إلحاحًا لأن نجاحك يعتمد عليك.
• مهم، ولكن ليس عاجلاً. هذه أيضًا مهام مهمة جدًا، ولكن بعد تحليلها بعناية، قد تقرر أنه يمكن تأجيلها لبعض الوقت. تذكر تحديد الأولويات.
• عاجل، ولكن ليس مهماً. قد يكون لديك قائمة بالمهام التي يجب عليك القيام بها وتعتقد أنه يجب عليك القيام بها في أسرع وقت ممكن، ولكن هذا ليس صحيحًا دائمًا. فهذه الأمور التي تبدو عاجلة ربما لا تكون بنفس أهمية المهام الأخرى التي تنتظرك. لا تقلق - قم بها لاحقًا.
• ليس طارئاً وليس مهماً. لست بحاجة إلى شرح ذلك أكثر من ذلك. لا تقم بهذه المهام إذا لم يكن لديك الوقت. بسيطة.

أن تكون قادراً على قول "لا"

كل شخص لديه ما يفعله لك، مع رغبات وطلبات مستمرة. أنت تعرف ذلك، أليس كذلك؟ هذا عامل آخر يجعلك تفقد الإنتاجية وتتأخر عن ما تخطط له بدقة، وبالتالي ما تفشل في تحقيقه. حان الوقت لتقول "لا".

كيف تفعل ذلك؟ كن حازماً

إذا كنت تعمل على شيء مهم، أخبر الناس أنك ستتصل بهم قريباً، ولكن ليس الآن. يجب أن تتعلم أن ترفض الطلبات لأن الإلهاءات من الموظفين الآخرين هي واحدة من أكثر المشاكل شيوعًا في العمل. حاول التخلص من المشتتات الأخرى مثل الإنترنت أو الرسائل الفورية.

تتبع وقتك

قياس الوقت لا يقل أهمية، لأنك تحتاج إلى معرفة الوقت الذي تستغرقه لإكمال مهام محددة. يجب أن تتأكد من أنك لا تقضي الكثير من الوقت في القيام بهذه الأشياء. كما أنه مصدر رائع للمعرفة للعمل على تحسين كفاءتك.

كيف تفعل ذلك؟ استخدم الأدوات

في Codest نستخدم أداة تسمى الحصاد لتحليل عملنا اليومي. إنها أداة بسيطة وبديهية وتساعد على توضيح مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة. أنا متأكد من أنها ستعجبك.

الكلمات الأخيرة

لقد وصفت خمس قواعد بسيطة حقًا تساعدني. أقوم كل يوم بتنسيق العديد من الفرق وأعمل مع العديد من الأشخاص، وهذا النهج يعمل ببساطة. آمل أن تجرب على الأقل بعضاً من هذه النصائح وسيصبح عملك أيضاً أكثر فعالية.

اقرأ المزيد:

• هل يمكن أن تكون اختبارات A/B مفيدة لعملك؟
• لماذا تفشل شركات التكنولوجيا الناشئة؟ خمسة أسباب شائعة (ليست) واضحة
• لماذا يجب على قادة التكنولوجيا تطوير المهارات الشخصية؟