Come le Google Apps possono farvi risparmiare tempo?

In questo articolo, voglio esaminare più da vicino l'applicazione Google Spreadsheets e mostrarvi come renderla ancora più intelligente utilizzando Google Apps Script.

Immaginate che il vostro lavoro consista nel supervisionare il lavoro di qualcun altro, il che di solito comporta la stesura di alcuni rapporti. Volete mantenere le cose standardizzate e generiche, quindi avete creato un foglio di calcolo con l'elenco delle cose da controllare e alcune celle per un commento. Supponiamo che siate responsabili della qualità di un prodotto digitale. prodotto. Il foglio di calcolo potrebbe avere il seguente aspetto:

Nell'esempio sopra riportato, si possono notare diverse cose:

• nome della funzione ("Modulo di accesso utente") e numero (ad esempio, da un sistema ERP),
• elenco degli aspetti da controllare e su cui fornire un feedback (colonna "Area"),
• alcuni campi vuoti per le vostre conclusioni (colonna "Commenti").

Questo foglio si chiama "Generatore di rapporti", perché vi mostrerò come questo documento possa trasformarsi in uno strumento davvero utile, che vi permetterà di valutare la qualità dei risultati del lavoro di qualcuno.

Se si desidera quantificare alcuni risultati, probabilmente l'opzione migliore sarebbe quella di utilizzare una scala, ad esempio da 1 a 10 punti, o qualcosa di simile.

Creiamo un nuovo foglio nello stesso documento, chiamiamolo "Config" e definiamolo protetto (o almeno aggiungiamo un emoji di blocco al suo nome). Questo foglio serve solo per mantenere alcune opzioni predefinite, come quelle riportate di seguito:

Ora è possibile inserire questi valori in alcune caselle a discesa nel file Generatore di rapporti utilizzando il foglio Convalida dei dati caratteristica. Qui è possibile trovare alcune istruzioni su come ottenere questo risultato:

Fatto questo, è possibile convertire facilmente le valutazioni in valori numerici utilizzando il metodo SE formula. Il vostro foglio di calcolo rimarrà a misura d'uomo e le vostre conclusioni saranno quantificate (quindi misurabili e confrontabili) allo stesso tempo.

Questo documento è chiaro, ma immaginate cosa succede quando il campo di applicazione del vostro revisione contabile cresce e ci sono centinaia di cose da controllare. È possibile salvare un modello di modulo vuoto e copiarlo ogni volta che si deve creare un nuovo report, ma il passaggio tra gli elenchi di documenti e il foglio di calcolo è molto fastidioso. È a questo punto che si inizia a pensare a un po' di automazione.

È il momento perfetto per iniziare la vostra avventura con Google Apps Script!

Prima di iniziare la codifica, prepariamo alcuni pulsanti per le azioni di massa. Secondo l'esempio precedente:

• contrassegnare tutti gli elementi come "perfetti".
• contrassegnare tutti come "Miglioramenti necessari".
• contrassegnare tutti come "inaccettabili".
• azzera tutto (imposta il valore su una stringa vuota).

Inoltre, avremo bisogno di un'azione aggiuntiva per salvare un nuovo file al termine della verifica.

Per prima cosa, espandiamo il nostro Generatore di rapporti con l'area funzionale contenente i pulsanti.

Quindi, utilizzando Inserisci -> DisegnoAggiungiamo i nostri pulsanti, uno per uno.

Il nostro documento di esempio dovrebbe avere questo aspetto:

Siamo pronti ad aggiungere un po' di logica a questa bellissima interfaccia utente! È molto facile iniziare: basta scegliere Strumenti -> Editor di script nel menu superiore e il browser passerà a una nuova scheda.

L'interfaccia dell'editor è molto intuitiva. Se avete familiarità con qualsiasi codice si può facilmente rinominare il file o crearne uno nuovo (File -> Nuovo -> File di script).

Google Apps Script non è altro che un cugino dell'JavaScript, per così dire. Se conoscete il JS, potete raggiungere anche voi la competenza GS!

Il primo passo consiste nel raccogliere tutti i riferimenti eventualmente necessari in un unico posto e dare loro dei nomi significativi. Cominciamo con le variabili globali, rimuovendo la variabile predefinita myFunction e digitare qualcosa di più utile nella dichiarazione Codice.gs file.

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

// riferimenti ai fogli

var report = spreadsheet.getSheets()[0]
var config = spreadsheet.getSheets()[1]

Il codice di cui sopra è abbastanza esplicito, ma per renderlo assolutamente chiaro:

• Foglio elettronicoApp è disponibile in un contesto globale,
• getActiveSpreadsheet ci permette di ottenere il riferimento al foglio di calcolo su cui stiamo lavorando,
• getFogli chiamato sul metodo Foglio di calcolo restituisce l'array di fogli di questo foglio di calcolo; nel nostro esempio, restituisce il foglio [Generatore di rapporti foglio, Configurazione foglio].

Ora possiamo andare oltre e prendere alcuni dati utili dal nostro foglio di calcolo.

// area modificabile (celle con menu a tendina)

var dropdowns = report.getRange('C4:C13')

// cella con sottotitolo (nome della funzione)

var featureName = report.getRange('B2').getValue()

// le opzioni del foglio 'Config'
// si noti che è possibile passare una singola cella al metodo getRange()
// e la modifica delle opzioni non influisce sulla funzionalità dello script.

var values = {
inaccettabile: config.getRange('A2').getValue(),
improvements_needed: config.getRange('A3').getValue(),
perfetto: config.getRange('A4').getValue(),
vuoto: ''
};

L'unica cosa che rimane da codificare è la definizione delle funzioni che vogliamo assegnare ai nostri pulsanti.

// funzioni dei pulsanti

function allPerfect() {
dropdowns.setValue(values.perfect)
}

function allNeedImprovements() {
dropdowns.setValue(values.improvements_need)
}

function allUnacceptable() {
dropdowns.setValue(values.unacceptable)
}

function clear() {
dropdowns.setValue(values.empty)
}

function copy() {
var copy = spreadsheet.copy(featureName + ' - report')

// Ora abbiamo copiato due fogli con gli stessi valori
// ma con nomi diversi (con il suffisso "copy"),
// in questo caso, dobbiamo dare loro i nomi originali

// Rinominare il foglio di report
copy.getSheets()[0].setName(report.getName())

// rinominare il foglio di configurazione
copy.getSheets()[1].setName(config.getName())
}

Il copia() creerà automaticamente un nuovo foglio di calcolo denominato (nel nostro esempio) "Modulo di accesso utente - rapporto", proprio accanto a quello attuale.

Assegnare i metodi ai pulsanti creati in precedenza. Scegliere Assegnare uno script dopo aver fatto clic con il tasto destro del mouse sul pulsante...

...e digitare il nome del metodo, qui è tuttoPerfetto

Non è necessario chiudere il generatore. Utilizzate le azioni di massa per preparare il modulo per un nuovo report, modificate il nome della funzione e salvate un'altra copia!

Possibilità di Google Apps Script sono così vasti che parlarne tutti richiederebbe un'intera serie di articoli. Se siete interessati a ottimizzare il vostro lavoro d'ufficio, non esitate a dare un'occhiata a documenti ufficiali e rendere le vostre lenzuola ancora più intelligenti!

Esistono alcuni trucchi davvero utili, come ad esempio questo da xfanatical.com sull'esportazione del foglio di calcolo di Google in PDF.

L'esempio descritto in questo articolo è qui. Spero che vi piaccia. Buon divertimento!